Rok 2000, č. 2-3, s. 105-109

Zahraniční periodika v CASLIN - Souborném  katalogu ČR 

Definice seriálu v publikaci Záznam pro souborný katalog 1)


Vše, co pokračuje a nemá předem stanovený počet částí a/nebo má stanovenou periodicitu, se pokládá za seriál. Do kategorie seriálů spadají pravá i nepravá periodika a edice (popisované shora, nikoli jednotlivé monografie v nich vydávané). Monografie jsou pouze jednodílné dokumenty a dokumenty s vydavatelsky předem deklarovaným počtem částí.
 

Jednou ze tří bází CASLIN - Souborného katalogu ČR je  báze zahraničních periodik (KZP), která obsahuje zahraniční periodika uchovávaná ve fondech ústředních a státních vědeckých knihoven, většiny vysokoškolských knihoven, knihoven ústavů AV ČR, řady lékařských knihoven a knihoven dalších institucí v ČR a samozřejmě ve fondu Národní knihovny ČR.  V lednu 2000 báze obsahovala cca 53 000 záznamů zahraničních periodik, počet záznamů však rychle roste díky postupující retrokonverzi. Základem báze se stala hlášení CEZL (celostátní evidence zahraniční literatury) od roku 1993 zpracovávaná elektronicky v systému CDS/ISIS. Aktualizace dat  odběru zahraničních periodik v knihovnách probíhá průběžně. U velkých knihoven (Národní knihovna ČR, ústřední knihovny a státní vědecké knihovny) byly údaje o odběru periodik aktualizovány ročně, v případě vysokoškolských knihoven a knihoven akademie věd jednou za dva roky. Ostatní knihovny byly žádány o aktualizaci rovněž zhruba ve dvouletých intervalech. V roce 1999 se podařilo obeslat všechny ústřední, vysokoškolské a státní vědecké knihovny, ale i odborné a veřejné knihovny, které měly nahlášeno alespoň 10 odebíraných titulů. Je potěšitelné, že zhruba 80 % soupisů se vrátilo vyplněných a údaje  z nich byly do báze zpracovány. Od konce roku 1999 jsou zpracovávána hlášení pro rok 2000 (knihovny hlásí periodika objednaná na daný rok).
Velkou část báze (zhruba dvě třetiny) představují údaje zpracované v rámci retrokonverze retrospektivního souborného katalogu zahraničních periodik (RKZP), který představuje unikátní zdroj informací o uložení zahraničních periodik v českých knihovnách od nejstarších dob do roku 1964. Jde o lístkový katalog, který byl retrospektivně zpracován v Národní (tehdy Státní) knihovně ČR v letech 1964-1968.  Záznamy jednotlivých titulů jsou uloženy v obálkách, v nichž má každý odběratel svůj lístek s údaji o odběru. Dnes je katalog ve velmi špatném fyzickém stavu. Protože však je pro služby, zejména meziknihovní a referenční, velmi cenný (úspěšnost při vyhledávání se odhaduje na 80 %), bylo již v roce 1993 rozhodnuto o převedení celého souborného katalogu zahraničních pe-riodik do elektronické podoby. Retrokonverze je financována prostřednictvím grantových finančních prostředků. V roce 1997 byla dokončena retrokonverze záznamů periodik s vročením od roku 1965 do roku 1975. Od poloviny roku 1998 je retrokonverze realizována díky projektu Efektivní zpřístupnění informací o dostupnosti zahraničních časopisů na území ČR, který Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy ČR přijalo v rámci programu Rozvoj informační infrastruktury pro výzkum a vývoj a zahrnuje zpracování periodik od nejstaršího období do roku 1964. Předmětem řešení projektu je problematika zpřístupnění  informací o dostupnosti zahraničních časopisů v knihovních fondech ČR. Jako nejvhodnější se jevilo zpracovávat záznamy po časových vrstvách. V případě nedostatku finančních prostředků by tak v katalogu byly zpracovány ucelené časové vrstvy a nikoli torza abecedy.


 Zpracování záznamů RKZP probíhá ve třech fázích:

Tomu předchází prověření všech obálek: ověření titulu, převedení lokačních značek odběratelů do současné podoby sigel, ověření existence uvedených institucí, ověření uchovávání periodik vůbec, vyloučení slovenských institucí, které po rozdělení státu patří do kategorie zahraničních knihoven.

Celý katalog RKZP obsahuje zhruba 85 000 záznamů. V současné době lze již velkou část záznamů nalézt v bázi  ZP (cca 3700 titulů je ze 16.-19. století).


Zbývající záznamy je třeba bibliograficky a lokačně zpracovat, vytvořit katalogizační podklad a uložit do báze KZP-Zahraniční periodika.
Údaje o odběru, které byly převzaty z tohoto katalogu, nejsou většinou ověřeny knihovnami a nemusí odpovídat současnému stavu fondů knihoven. Jde o údaje od nejstarších dob do roku 1990. Velký nárůst počtu titulů v bázi, právě díky retrokonverzi, dokládá skutečnost, že v roce 1995 obsahovala 16 280 záznamů oproti dnešním 53 000.

Jak už bylo uvedeno výše, v roce 1999 byly aktualizovány údaje  o odběru zahraničních periodik všech ústředních knihoven, většiny vysokoškolských knihoven, státních vědeckých knihoven, velké části knihoven Akademie věd a i údaje menších knihoven, které odebírají alespoň deset titulů zahraničních periodik. Údaje o periodikách Národní knihovny ČR zpracovává oddělení periodik NK ČR průběžně.
Na rozdíl od předcházejících let probíhala aktualizace v roce 1999 tak, že knihovny upravovaly soupis periodik vytištěný z  báze KZP, který obsahoval tituly označené v předchozím hlášení jako odebírané/objednané. Podařilo se tak získat údaje nejen od knihoven pravidelně spolupracujících s oddělením souborných katalogů, ale i od knihoven, které kontakty s OSK neudržovaly. Protože jsme současně se soupisy rozesílali formulář k aktualizaci alespoň základních informací o knihovně, byly rovněž aktualizovány údaje v bázi  Adresář knihoven a informačních institucí ČR, který je budovaný jako součást souborného katalogu CASLIN.
Báze KZP-Zahraniční periodika je zatím stále budována v systému CDS/ISIS a v pravidelných, přibližně třítýdenních intervalech konvertována do systému Aleph. Přístupná je uživatelům na internetu  na URL http://www.caslin.cz. Obsahuje zahraniční periodika, včetně slovenských titulů, u nichž je odběr uváděn od roku 1993 (tedy od rozdělení Československa). Záznam obsahuje základní údaje - název periodika, ISSN, místo vydání, název vydavatele, země vydání, variantní názvy, název časopisu předcházejícího/následujícího, jazyk periodika a třídník MDT. V bázi lze vyhledávat pomocí rejstříků, v nichž lze použít následujících indexů:

• názvy
• korporace
• ISSN

K vyhledávání lze použít selekčních termínů, kde jsou k dispozici:

• slova z názvů
• slova z názvů korporací (vydavatelů)
• ISSN
• MDT
• země vydání
• jazyk dokumentu

V abecedním rejstříku názvů jsou řazeny též klíčové názvy převzaté z báze ISSN bez úprav, tj. bez diakritiky. Zkratky jsou odděleny tečkami a názvy jimi začínající jsou v abecedě předřazeny.

Do konce roku 1999 byly roky odběru uváděny ve dvou polích: “Ve fondu” (od roku 1991) a “Retro” (od nejstarších dob do roku 1990). Toto rozdělení, které vzniklo z provozních důvodů v počátku budování báze, ztratilo opodstatnění, a tak koncem roku oddělení automatizace NK ČR zpracovalo program na spojení obou údajů. Nyní jsou údaje o odběru uvedeny v jednom poli pod návěštím “Ve fondu”. Knihovny jsou uváděny siglou (šestimístný kombinovaný znak složený ze tří písmen a tří čísel, jež slouží k přesné identifikaci knihovny). Dešifrování sigly2) umožňuje přechod do báze ADR, zatím bohužel jen přes změnu báze dat. Roky odběru periodika jsou označeny pomlčkou současně s údajem o roku aktualizace, tj. ve kterém roce byly do báze zaneseny údaje získané na základě informací dané  knihovny. Pokud je odběr nejistý (dary, výměna ap., případně skluz) je za pomlčkou otazník, v případě větších skluzů je tento údaj uveden slovně. Ukončený odběr nebo období, ve kterém knihovna časopis získávala, je vyznačeno uzavřeným intervalem (např. 1991-95). V záznamu je rovněž uváděna signatura, pokud ji knihovna uvedla ve svém hlášení, stejně jako doba, po  kterou knihovna časopis uchovává ve svém fondu.


U některých údajů o odběru není uveden rok aktualizace - to znamená, že údaje knihovny se právě zpracovávají a aktualizace hlášení není dokončena (tento údaj se do báze dostává u všech záznamů dané knihovny najednou pomocným programem). Jde většinou o tituly nově nahlášené nebo o obnovený odběr periodika.


Při  vyhledávání podle ISSN lze v bázi najít i všechny návazné časopisy. Po vyhledání titulu jsou v přehledu uvedeny předcházející/následující tituly, při podrobnějším zobrazení jsou návazné tituly uvedeny v záznamu pod návěštím “Před. název” nebo “Násl. název”.


Pokud se toto propojení nezdaří, buď předcházející/následující titul v bázi chybí (žádná knihovna časopis nemá nebo jej nenahlásila), nebo nebyl dosud propojen (v návazném záznamu chybí ISSN nebo je uvedeno chybně, není uveden přesný název ap.). Tyto úpravy patří k dalším úkolům správce dat.
Vyhledané záznamy si lze poslat na e-mailovou adresu uživatele. Kontakt na knihovnu, která periodikum/seriál vlastní, získá uživatel v bázi ADR-Adresář knihoven a institucí ČR, kde je uvedena nejen adresa a telefon, ale i e-mail knihovny. Pokud jsou v záznamu i webovské stránky knihovny, jsou dostupné přímo z adresáře pouhým kliknutím na příslušný symbol.
Současně s aktualizací dat o odběru se správce snaží o redakci celé báze. Jde o  podchycení návaznosti ve vydávání jednotlivých titulů, doplnění názvů a ISSN předcházejících /navazujících titulů, o správnost uváděných ISSN, o snižování duplicit záznamů, které v bázi vznikly především v první fázi, kdy byly čerpány záznamy z několika různých bází3), o doplňování třídníků MDT ap. Základním vodítkem správnosti údajů je především mezinárodní báze ISSN na CD-ROM, i když ani ona není vždy přesná, báze ZDB i soupisy periodik ULRICH’S. V případě, že se údaje neshodují, snažíme se konzultovat s knihovnou a údaje upravíme na základě jejího zpřesnění nebo podle kopie titulního listu periodika. Nepodaří-li se údaje z žádného zdroje získat, zůstávají v bázi stručné záznamy s názvem a některým ověřeným údajem a se siglou knihovny, která časopis odebírá, včetně nahlášených roků odběru.
Součástí záznamu je i poznámka, která upřesňuje a doplňuje záznam o informace užitečné pro uživatele i službu MVS. Od letošního roku je součástí záznamu i adresa elektronické podoby  periodika na internetu.

Jak bylo uvedeno v úvodu, aktualizace odběru zahraničních periodik je rozložena do několika kroků. Knihovnám,  které s oddělením souborných katalogů NK ČR  spolupracují, je zaslán soupis periodik, které při poslední aktualizaci nahlásily jako odebírané. Do soupisu knihovny uvedou údaje o odběru podle jednotné metodiky, kterou zasíláme současně se soupisem. Nově objednané tituly nebo tituly, které v soupisu nejsou, uvedou knihovny na samostatný list, kde by mělo být, kromě názvu, uvedeno ISSN pro přesnou identifikaci periodika, země a místo vydání a vydavatel a samozřejmě roky odběru (nebo předpokládaného odběru). Dobře zpracované údaje  se poměrně snadno přenesou do báze. U nově hlášených titulů je třeba ověřit, zda je titul již v bázi, a připsat siglu knihovny a odběr nahlášený knihovnou, případně doplnit signaturu a dobu uchovávání periodika. Tituly, které v bázi nejsou, se ukládají na základě záznamů v bázi ISSN stejným způsobem jako u retrokonverze.

Ne všechny knihovny však dodržují pokyny, které od nás dostanou, a přistupují ke zpracování s invencí sobě vlastní. Soupisy zpracované “efektivně” z pohledu knihovny jsou však pro aktualizaci údajů v bázi souborného katalogu pracnější, protože je nutné vyhledávat jednotlivé tituly (na rozdíl od zpracování soupisu, kdy se tituly odebírané jednou knihovnou vyhledají najednou a upravují se pouze změny v odběru). Navíc ne vždy knihovny uvádějí přesné údaje (chybné ISSN, ISSN předcházejících titulů, různá místa vydání, různé podnázvy, variantní názvy ap.), které je třeba jednotlivě vyhledávat a ověřovat nejen v bázi KZP, ale i v ostatních zdrojích. Teprve po prověření údajů jsou zaneseny údaje o odběru periodika. Proto  takto zpracovaná hlášení značně zpomalují celý proces aktualizace údajů v bázi. Pokud titul v bázi není, využijeme báze ISSN k ověření všech potřebných údajů o periodiku včetně případných návazností na předcházející tituly i k doplnění údajů o začátku/konci vydávání, periodicitě, znaků MDT  a přeneseme tyto údaje do báze KZP.
 Základními údaji  o periodiku by měly být údaje knihovny. Protože se však jednotlivá hlášení liší, stala se závazným zdrojem pro ověřování údajů o periodiku báze ISSN. Nevyřešené rozpory jsou uvedeny v poznámce záznamu.
Vzhledem k velikosti báze začíná být systém ISIS v současné době pro budování báze omezujícím faktorem stejně jako jeho technické možnosti. Další rozvoj báze, tj. zvýšení aktuálnosti informací o dostupnosti zahraničních časopisů ve fondech knihoven ČR včetně zkvalitnění uživatelského přístupu  k těmto informacím, je proto spojen s předpokládaným přechodem pod systém ORACLE.
Na závěr bych chtěla uvést, že hlášení o odběru zahraničních periodik vychází stále z vyhlášky 110/65 Sb., o celostátní evidenci zahraniční literatury, nicméně nelze knihovny ke spolupráci nutit. Je potěšitelné, že s rostoucím rozvojem počítačové techniky a přístupem knihoven na internet se spolupráce knihoven se souborným katalogem stále zlepšuje a rozšiřuje se i počet knihoven, které se samy o spolupráci hlásí. A tak až budete hledat informaci o tom, zda je nějaký zahraniční časopis v některé z našich knihoven, obraťte se na www.caslin.cz.
 

Danuše Vyorálková

Národní knihovna ČR

Poznámky:

1)  Záznam pro souborný katalog : UNIMARC. Tištěné seriály. Praha : Národní knihovna ČR, 1999, s. 8.
2)  Písmenná část vychází z automobilových SPZ, číselná část vyjadřuje zařazení knihovny z hlediska typu knihovny (BOD003:BO-Brno, D-vysokoškolská knihovna, 003-ústřední knihovna, KAG503:KA-Karviná, G-veřejná knihovna, 503-městská knihovna ap.).
3)  viz Dvořáková, Helena: Souborný katalog zahraničních periodik ve fondech knihoven ČR aneb konverze a retrokonverze zase trochu jinak. Informační bulletin Národní knihovny ČR, 1996, č. 21, s. 14-16.
     Dvořáková, Helena: Od kartoték a soupisů CEZL k databázi v Internetu. Problémy konverze a  retrokonverze. Národní knihovna, 8, 1997, č. 2, s. 61-67.