Mezinárodní konference o národních bibliografických službách

V roce 1977 uspořádalo UNESCO Mezinárodní kongres o národních bibliografiích v Paříži. Z kongresu vzešla doporučení, která ovlivnila vývoj národních bibliografií v minulých dvaceti letech a významně přispěla ke zlepšení kvality bibliografické výměny v mezinárodním měřítku. Během uplynulých dvaceti let se však bibliografický svět dramaticky změnil. Změnila se nejen forma publikace bibliografií, které jsou stále častěji dostupné online než v tištěné podobě, ale také forma dokumentů, které národní bibliografie trvale zaznamenávají pro budoucnost - jedná se zejména o publikace na internetu. Nastal čas přehodnotit doporučení z roku 1977, a proto uspořádala IFLA novou konferenci.

Na konferenci, která se konala pod záštitou IFLA, se sešlo cca 150 účastníků z celého světa. Účast na konferenci byla vázána na pozvání, velká pozornost byla věnována výběru účastníků, který by zajistil zastoupení všech zemí a regionů. Pro rozvojové a postkomunistické země bylo dostupné úplné nebo částečné krytí účasti na konferenci z grantů. Odbornou přípravu i organizaci konference včetně předběžných materiálů zajišťoval přípravný výbor konference, který (stejně jako průběh konference) řídil Ross Bourne, zkušený odborník na různé aspekty národní bibliografie včetně elektronických dokumentů, spolupráce s nakladateli atd., dlouholetý pracovník British Library a předseda IFLA Standing Committee for Bibliography.

Konference se konala v Kodani, hostiteli různých odborných i společenských akcí byly následující instituce:

 V úvodu konference odeznělo pět hlavních referátů, k nimž proběhla diskuse v plénu:

Referáty jsou dostupné na serveru IFLANET: http://www.ifla.org/VI/3/icnbs. Většina referátů byla dostupná pro účastníky konference na serveru IFLANET již delší dobu před konferencí, což umožňovalo dobrou přípravu na jednání konference.

 Následovala předem připravená panelová diskuse, jejíž účastníci zastupovali různé regiony, různé zkušenosti i pojetí národní bibliografie. V diskusi vystoupili:

Účastníci panelové diskuse byli dobře vybráni, jejich vystoupení ilustrovala rozdílnost pohledu na národní bibliografii v různých částech světa, rozdílné možnosti pro její tvorbu i využití, rozdílné problémy, které musí národní bibliografické agentury řešit. Panelová diskuse předznamenala r ů z n o r o d o s t národních bibliografií, s níž se museli účastníci konference vyrovnávat jak při následujících diskusích v rámci diskusních skupin, tak zejména při formulování závěrečných doporučení, kdy hledání formulací, které by vyhovovaly všem rozličným požadavkům a zájmům, a zároveň byly bez zkreslení přeložitelné do všech jazyků, bylo nesmírně složité. 

Předem bylo sděleno, že od všech účastníků konference se očekává a k t i v n í účast, proto měly jednotlivé země nominovat zkušené pracovníky reprezentující názor národní bibliografické agentury a schopné bez problémů komunikovat anglicky. Účastníci konference se rozdělili do několika diskusních skupin, závěry jednání těchto skupin byly podkladem pro formulaci konečných závěrů konference. Účast dvou pracovnic NK ČR (pouze země, které mají své zastoupení v IFLA Standing Committee for Bibliography, což je náš případ, mohly vyslat více než jednoho zástupce) nám umožňuje podrobněji popsat jednání dvou skupin.

Poznámka: symbol *** označuje naši plnou účast, symbol * podrobné zprostředkované informace od účastníků jednání skupiny, nebo zahrnutí diskuse k uvedenému tématu do jednání “našich” pracovních skupin. Při plenárním jednání o textu doporučení se o závěrech některých diskusních skupin hovořilo více, o jiných méně - záleželo na tom, do jaké míry byly jejich závěry pro široké spektrum účastníků konference přijatelné/nepřijatelné.

 Témata k projednání v diskusních skupinách

Jasným trendem příštích let je kooperace knihoven při tvorbě národní bibliografie. V mnoha vyspělých zemích již je kooperace knihoven realitou (rozdělení určitých nakladatelství podle abecedy, rozdělení druhů dokumentů atp.) a úlohou národních knihoven je především tvorba a správa jmenných i věcných souborů autorit, bez jejichž existence je neefektivní spolupráce nejen na národní bibliografii, ale i v rámci souborných katalogů. Kromě kooperace knihoven je za velmi důležitou pokládána i kooperace s nakladateli a dalšími institucemi, které zpracovávají dokumenty, jejichž zachycení se národní bibliografická agentura nevěnuje. Často jde o tzv. národní fonotéky a/nebo instituce, které zachycují normy, patenty a některé oficiální dokumenty.

Tištěná podoba národních bibliografií stále více ustupuje a je nahrazována elektronickou formou prezentace. Forma prezentace národní bibliografie má být trvale aktualizována tak, aby odpovídala potřebám uživatelů. Tam, kde existuje vybavení technikou, kooperace a přebírání záznamů, se jedná jednoznačně o elektronickou podobu. Zpřístupnění na internetu je pokládáno za optimální, zejména při aplikaci protokolu Z39.50, z hlediska trvalého uchování záznamů však není pokládáno za dostatečné. Z hlediska trvalého uchování národní bibliografie jsou doporučeny tři formy: CD-ROM, tisk, mikrofiš.

O toto téma byl velký zájem, a proto bylo nutné rozdělit zájemce do dvou diskusních skupin. První skupinu vedla Marie-France Plassard (IFLA UBCIM), druhou Winston Tabb (Library of Congress). V naší diskusní skupině byli účastníci ze Švédska, Dánska, Walesu, Chorvatska, Makedonie, Estonska a zástupce Agentury ISBN a Permanent UNIMARC Committee.

 Prvním úkolem po zahájení práce diskusní skupiny bylo upřesnění tématu. Název pracovní skupiny, jak se ukázalo z reakcí účastníků, skrývá dvě roviny - užší a obecnější:

Konference měla řešit obecnější problémy, proto byla vymezena prvnímu bodu kratší časová lhůta. I diskuse k tomuto bodu však nakonec přispěla k obohacení závěrů skupiny, což je patrné ze schválených doporučení. Diskusní skupina jednala o zkušenostech jednotlivých zastoupených institucí s popisem elektronických zdrojů, zejména pak internetových souborů. Většina účastníků pocházela ze zemí s vyspělým knihovnictvím a popis internetových zdrojů považovala za jeden z nejdůležitějších aktuálních úkolů. V popisu elektronických zdrojů jsou zejména dánské a švédské knihovny jednoznačně několik let před námi a je možné čerpat z jejich zkušeností (viz např. přivezený materiál o dánském projektu zpracování internetových zdrojů “INDOREG : internet document registration”, který byl zahájen na podzim roku 1996). Naše informace o existujících standardech a orientace v problematice je dobrá, v diskusi se však prokázal význam bezprostředních kontaktů - některé informace nebyly dosud publikovány a podle dostupných útržkovitých materiálů nelze odhadnout význam některých postupů a pomocných zdrojů.

Všechny zastoupené instituce hodnotily standardy, které v roce 1997 vydala IFLA UBCIM ke zpracování těchto dokumentů - ISBD(ER) a UNIMARC Update 2 - jako vyhovující. Dále informovala předsedkyně PUC (Permanent UNIMARC Committee) Mirna Willer o šetření převoditelnosti Dublin Core (bližší informace viz http://purl.org/dc , http://www.ics.muni.cz/dublin_core/DC-czech.html ) do formátu UNIMARC: převod je snadno proveditelný díky malému počtu údajů Dublin Core, každá knihovna si může vytvořit jednoduchý konvertor pro převod do svého pracovního formátu. Zástupce Agentury ISBN připojil informace o projektu plánovaném zatím pro USA - přidělování standardních čísel elektronickým zdrojům.

V části věnované obecnějším problémům se účastníci shodli na tom, že právě příklad problematického nestrukturovaného přístupu k internetovým souborům prostřednictvím vyhledávacích služeb je jedním z argumentů pro zdůraznění významu standardů v oblasti katalogizace dnes i v budoucnosti. Stejně tak je jejich význam patrný při správě velkých databází, které vznikají kooperací na národní a mezinárodní úrovni. Na základě těchto závěrů byla projednána kapitola “Pařížských principů” věnovaná standardům a připraven návrh její revize.

Podrobněji se hovořilo o oblasti standardů pro tvorbu národních souborů autorit a pro jejich využívání na mezinárodní úrovni. V této oblasti je důležitým projektem vývoj systému ISADN (Mezinárodních standardních čísel autoritních záznamů), který je základní podmínkou fungování mezinárodní spolupráce v této oblasti, neboť k jedinečnému identifikačnímu číslu bude možné vztahovat variantní formy i úpravy samotného autoritního hesla. K posouzení této problematiky byla přizvána i Mezinárodní agentura ISBN a její představitel nás informoval o stanovisku této instituce. Práce na tomto i pro nás velice zajímavém projektu jsou však zatím bohužel v počátečním stadiu. V diskusi k oblasti souborů autorit ostatní zúčastněné knihovny zpravidla uváděly, že mají podle svého mínění celkem kvalitní, léta budované fungující soubory autorit, stejně jako my však postrádají promyšlenější mezinárodní spolupráci.

Jednoznačným závěrem bylo potvrzení významu standardizace v oblasti katalogizace a podpoření snahy o sbližování existujících pravidel a formátů, přičemž se již nejedná jen o knihovnickou komunitu, ale i související komunitu informační a nakladatelskou. Toto doporučení má napomoci nejen snadnějšímu vyhledávání dokumentů uživateli, znamená i úsporu času a prostředků tam, kde by všechny zúčastněné instituce mohly sdílet a využívat týž záznam a záznam se vytvářel jen jednou a nikoli několikrát s ohledem na pravidla a formát té které komunity. V pracovní skupině vedené Winstonem Tabbem byl, jak víme z následujícího jednání v plénu, kladen ještě větší důraz na harmonizaci formátů - byl dokonce vznesen námět na sjednocení formátů do jediného, tento námět byl však plénem odmítnut, protože by vyžadoval vedle nezbytného konsensu ve výběru či vytvoření formátu i finančně a časově náročné zásahy do systémů i zvyklostí jednotlivých zemí, ke kterým zřejmě ještě nenazrál čas. Nakonec tedy byla schválena volnější formulace doporučení.

Složení diskusní skupiny, kterou vedla Franćoise Bourdon z BibliothŹque Nationale de France a tajemnice IFLA Standing Committee for Bibliography, bylo skutečně pestré (Francie, Velká Británie, Německo, Dánsko, Polsko, Česká republika, Slovensko, USA, Malajsie, bohaté zastoupení zemí bývalého Sovětského svazu) a mnohdy nebylo snadné nalézt “společnou řeč”. Ne všichni totiž respektovali požadavek organizátorů, že vybraní účastníci konference mají plynně hovořit anglicky, což zdržovalo časově limitované jednání. Ještě obtížnější však bylo nalézt společné formulace a doporučení ve skupině, kde byly společně zastoupeny:

Diskuse byla velmi zajímavá a jednalo se o jedinečnou výměnu zkušeností pro všechny zúčastněné. Byly posouzeny závěry minulé konference, navrženy úpravy a připraveny formulace nových závěrů. Závěry bylo nutné zobecnit a zdaleka ne všechny se dostaly do závěrečných doporučení. Z dílčích závěrů a výsledků diskuse stojí za zaznamenání zejména podněty a zkušenosti, které mohou být užitečné pro plánovanou transformaci české národní bibliografie:

Na toto téma se rozproudila velmi živá diskuse v souvislosti s otázkou, co a do jaké hloubky si národní bibliografie může/nemůže dovolit zachytit. Ve všech zemích (i v těch nejbohatších) existují určité limity a stále je třeba citlivě vážit vzájemně se ovlivňující položky kvalita/kvantita/rychlost zpracování. S výjimkou Dánska zpracovávají národní bibliografii z větší části národní knihovny a nesou v rámci svého rozpočtu náklady spojené s tvorbou bibliografických záznamů, uložením a ochranou popisovaných dokumentů. Velkým mezinárodním problémem je financování vydávání národní bibliografie v elektronické (trvale uchovatelné) podobě, dnes většinou na CD-ROM. Vydávání CD-ROM včetně vývoje potřebného obslužného SW zajišťují externí firmy a SW i výrobu CD-ROM je třeba zaplatit. Hlavní položku nákladů tvoří vývoj a údržba SW, který musí být uživatelsky vlídný a musí být aktualizován v návaznosti na vývoj HW a základního SW. Vzhledem k tomu, že do vývoje a aktualizace uživatelského SW (nebo do nákupu “mezinárodního” SW, který je však prozatím pro “nesvětové” jazyky podstatně dražší) musí investovat jak velké, tak malé země, předpokládali jsme, že na bibliografiích malých národů se rozhodně vydělat nedá a že s ohledem na omezený okruh uživatelů většinou mají bez dotace velké potíže s pokrytím nákladů. Zisk byl naopak předpokládán u velkých národních bibliografií zachycujících dokumenty ve světových jazycích. Ostré kritice byla s ohledem na honbu za ziskem podrobena britská národní bibliografie, která je na CD-ROM i online natolik drahá, že je pro řadu zemí nedostupná. Zástupce British Library vysvětlil, že důvodem vysokých plateb za jakékoli využití Britské národní bib-liografie v elektronické podobě je skutečnost, že není a nebude dotovaná a musí na sebe vydělat, což je problém i pro velkou národní bibliografii ve světovém jazyce. Výsledek debaty je následující: na národní bibliografii vydělávat nelze. Existují dvě možnosti:

Vedoucí jednotlivých pracovních skupin prodiskutovali doporučení jednotlivých skupin a připravili základ textu doporučení pro diskusi v plénu. Diskuse byla složitá, jak již bylo řečeno, bylo velmi těžké nalézt formulace, které by vyhovovaly všem zúčastněným a byly přeložitelné do různých jazyků, proto se mohou doporučení zdát v některých místech až příliš obecná.

Poznámka: Text doporučení v anglickém originále je k dispozici na: http://www.ifla.org/VI/3/icnbs/fina.htm 

potvrzení koncepce Universal Bibliographic Control (UBC) jako dlouhodobého programu rozvoje celosvětového systému kontroly a výměny bibliografických informací,

zdůraznění potřeby posílit národní bibliografickou kontrolu jako nezbytný předpoklad univerzální bibliografické kontroly,

 uznání významu národní bibliografie jako hlavního prostředku úplného zaznamenání národního publikovaného dědictví a dosažení účinné bibliografické kontroly,

 potvrzení, že národní knihovny a národní bibliografické agentury mohou spolupracovat s dalšími institucemi, ale že na nich zůstává plná odpovědnost za koordinaci činností a zavádění standardů,

 opakovaného zdůraznění významu povinného výtisku jako prostředku zajišťujícího ochranu kulturního a intelektuálního dědictví a jazykové rozmanitosti státu a jejich zpřístupnění současným i budoucím uživatelům

1. Jednotlivé státy mají neodkladně prověřit stávající právní úpravu týkající se povinného výtisku a posoudit jednotlivá ustanovení z pohledu současných i budoucích požadavků. Tam, kde je to nutné, je třeba provést revizi;

2. Státům bez právní úpravy v oblasti povinného výtisku se naléhavě doporučuje, aby ji přijaly;

3. Nové zákony o povinném výtisku či nařízení, která z těchto zákonů vycházejí, mají:

- stanovit předmět povinného výtisku,

- zajistit, aby odevzdávání povinných výtisků odpovídalo výše uvedeným záměrům,

- být dostatečně obsažné v terminologii a formulacích, aby zahrnuly existující druhy dokumentů s informačním obsahem i další, které mohou teprve vzniknout,

- zahrnovat opatření k vymáhání plnění povinností plynoucích ze zákona.

Právní úprava se může týkat více institucí, které sdílejí odpovědnost za povinné výtisky;

4. Národní bibliografie má pokrývat souběžnou národní produkci a, kde je to možné, zajistit i retrospektivní pokrytí národní produkce. Je-li nutné pokrytí omezit, musí národní bibliografická agentura definovat a vydat kritéria výběru;

5. Národní bibliografie má zahrnovat záznamy dokumentů ve všech jazycích a/nebo písmech, které se vyskytují v dokumentech publikovaných na území státu. Vždy, když je to možné, mají tyto záznamy obsahovat jazyky a/nebo písma, v nichž byly dokumenty původně vydány;

6. Národní bibliografická agentura má použít jednu či více z mnoha dostupných forem prezentace, které budou nejlépe uspokojovat potřeby jejích uživatelů včetně uživatelů se speciálními požadavky. Všechny formy prezentace mají vyhovovat mezinárodně přijatým standardům. Nejméně jedna forma prezentace národní bibliografie má plnit archivní a ochrannou funkci a být trvale uchovatelná;

7. Národní bibliografie má zaznamenat dokument co nejdříve po jeho vydání. Mají být přijata opatření umožňující efektivní distribuci národní bibliografie. Forma jejího vydávání se má pravidelně aktualizovat tak, aby uspokojovala potřeby uživatelů a umožnila jim přístup k zaznamenaným dokumentům bez časové prodlevy;

8. V každém pokračování/aktualizaci národní bibliografie v jakékoli formě mají být pro potřeby identifikace uvedeny následující informace:

- název bibliografie

- období, které konkrétní pokračování/aktualizace pokrývá

- místo vydání a jméno nakladatele

- datum vydání

- mezinárodní identifikační číslo bibliografie

- copyright

- záznam CIP (katalogizace v publikaci), je-li dostupný

- údaj o dostupnosti a cena;

9. Národní bibliografie má dále obsahovat úvod a, je-li třeba, návod pro uživatele. V případě potřeby, např. u elektronických publikací, mohou být tyto náležitosti vydány samostatně. Mají se uvádět následující údaje:

- zdroj, na jehož základě byly záznamy vytvořeny (např. záznamy byly vytvořeny podle exemplářů povinných výtisků odevzdaných národní knihovně na základě zákona o povinných výtiscích)

- pokrytí včetně informace o výjimkách

- periodicita

- uspořádání

- použité bibliografické, klasifikační a katalogizační nástroje včetně informací o národních a regionálních úpravách a doplňcích

- soupis použitých specifických termínů s definicemi a zkratkami

- přehled použitých klasifikačních schémat

- přehled použitých transliteračních tabulek

- popis systému řazení

- systémové požadavky, je-li to třeba;

10. Bibliografické záznamy zahrnuté do národní bibliografie mají odpovídat mezinárodně uznávaným standardům a mají být vybaveny selekčními údaji tak, aby uspokojovaly požadavky uživatelů a odpovídaly formě distribuce;

 POUŽÍVANÉ MEZINÁRODNÍ STANDARDY

 11. Národní bibliografická agentura má převzít odpovědnost za přípravu úplných bibliografických záznamů dokumentů národní produkce (nebo koordinovat jejich přípravu) a má přebírat národní a mezinárodní standardy a zásady pro katalogizaci, mezinárodní identifikační systémy jako jsou ISBN, ISSN, transliterační tabulky, správu souborů autorit, klasifikační systémy, metadata a trvalé označení digitálních objektů;

12. Národní bibliografické agentury mají přijmout prvky základní úrovně záznamu doporučené v závěrečné zprávě IFLA Study Group on the Functional Requirements for Bibliographic Records. (Functional Requirements for Bibliographic Records. Saur : Munich, 1998. UBCIM Publications New Series ; vol. 19);

13. Národní bibliografická agentura má převzít hlavní úlohu při aktualizaci a správě národních a mezinárodních standardů a zásad a při vývoji všech bibliografických nástrojů uvedených výše v bodě 11, včetně projektů vývoje a šíření standardů, pravidel a metod správy souborů autorit s cílem usnadnit mezinárodní výměnu autoritních dat;

14. Neodkladná pozornost má být na národní i mezinárodní úrovni věnována zajištění kompatibility, konvertibility a dostupnosti mezi bibliografickými výměnnými formáty knihovnických, informačních a nakladatelských komunit; přitom je třeba zajistit, aby byly při konverzích identifikovány všechny údaje a nedocházelo k jejich ztrátám;

15. Národní bibliografické agentury mají podporovat pokračující práce na harmonizaci standardů, připravovaných s ohledem na všechny druhy dokumentů, počínaje seriálovými publikacemi;

BUDOUCÍ AKTIVITY

 16. IFLA bude podporovat revize existujících souborů pravidel, aby byly zajištěny pokyny pro zpracování všech druhů dokumentů - včetně těch, které jsou nyní nové či které se teprve v budoucnosti objeví;

17. IFLA bude podporovat studie k vydávání vícenárodních bibliografií v oblastech, kde není z nějakého důvodu v současné době možné vydávat národní bibliografie a kde existují geografické, jazykové či kulturní spojitosti;

18. IFLA bude podporovat mezivládní i mezinárodní nevládní organizace v tom, aby zpracovávaly bibliografie svých publikací (v prvé řadě vlastních) podle mezinárodně schválených bibliografických standardů;

19. IFLA bude tam, kde je to zapotřebí, pomáhat národním bibliografickým agenturám vyvíjet jejich národní bibliografické činnosti - např. zajištěním pilotních projektů rozvoje národní bibliografie, stanovením pravidel produkce národní bibliografie, organizováním národních, regionálních či mezinárodních seminářů a školení;

20. Národní bibliografické agentury mají být aktivní v prosazování nových bibliografických standardů a nových zákonných úprav v oblasti povinného výtisku i v seznamování profesionálů a uživatelů s novou praxí formou seminářů a školení;

21. Národní bibliografické agentury mají pravidelně hodnotit svoji úspěšnost při plnění těchto doporučení;

22. Mají být podniknuty kroky k zajištění toho, aby národní bibliografické agentury bez elektronického přístupu nebyly penalizovány a mohly zůstat součástí světové bibliografické sítě;

23. Členské státy IFLA či UNESCO budou požadovat, aby UNESCO přijalo tato doporučení.

Uvedené výsledky jsou v zahraničí až překvapivě dobře známy a ČNB je často uváděna jako příklad správného postupu hodného následování.

Existují však i oblasti, kde máme co dohánět a vylepšovat, chceme-li se v oblasti národní bibliografie přiblížit spíše vyspělým než rozvojovým zemím.

Nedostatky ČNB, které jsou evidentní v návaznosti na jednání i závěrečná doporučení konference, je nezbytné v první fázi jasně pojmenovat a následně přistoupit k jejich řešení:

Některé z uvedených nedostatků lze odstranit brzy: pro podchycení elektronických zdrojů již NK ČR učinila potřebná organizační opatření a práce na projektu byly zahájeny, poměrně rychle lze realizovat systematické sledování oficiálních dokumentů (důsledné vyplňování příslušných údajů při popisu, užší kooperace s vydavateli a producenty těchto dokumentů a dalšími institucemi), výměna stávající verze systému ALEPH v NK ČR za verzi ALEPH 500, která má architekturu klient-server, umožňuje regulérní tvorbu i údržbu záznamů a autorit a jejich provázání s bibliografickými záznamy a podporuje protokol Z39.50, usnadní tvorbu a správu souborů autorit jmenných i věcných a odstraní komplikace při online přebírání bibliografických záznamů i záznamů autorit v ostatních knihovnách. Do určité míry přispěje i k urych-lení průchodu dokumentů linkou zpracování, zde je však třeba kromě technického vybavení ještě optimalizovat návaznost jednotlivých kroků a dělbu práce v lince, důsledně sledovat rychlost toku dokumentů na všech úsecích linky a především zastavit opakované personální redukce v NK ČR, které odčerpávají z linky zpracování potřebné kapacity. Většina uvedených nedostatků by měla být odstraněna v roce 1999 nebo v roce 2000. Dosažení pokroku v legislativní oblasti a vztazích s nakladateli si však vyžádá podstatně delší dobu. Zvýšená aktivita pracovníků knihoven ji však může zkrátit.