|obsah| |index autorů | | index názvů | | index témat | | archiv |
Knihovna plus
2010, číslo 1
Resumé:
Představované řešení je určené pro management a archivaci archeologického informačního bohatství z území Moravy a Slezska a pro jeho bezpečnou distribuci s respektem k autorskému právu. Implementace informačního systému byla zajištěna ve spolupráci s firmou SmartGIS s.r.o.
Informace týkající se terénních archeologických výzkumů z území Moravy a Slezska by měly být uloženy v archivu Archeologického ústavu. Databáze formátu MS Access používané v předchozích letech jsou pro potřeby moderního archivu nevyhovující, proto bylo rozhodnuto, že bude vytvořen nový systém, který umožní správu velkého objemu dat souvisejících s výzkumy a jejich bezpečnou distribucí.
Minulý rok započaly práce na nové centrální databázi, která není přínosem pouze pro Archeologický ústav, ale pro celou archeologickou obec. Databáze nabízí praktické nástroje pro vedení archeologické agendy, přehledný způsob práce s těmito informacemi a jejich bezpečné uložení pro budoucí použití. Databáze nese název Internetová databáze terénních archeologických výzkumů na Moravě a ve Slezsku. Zahrnuje dvě propojené části – Registraci výzkumů a Digitální archiv.
Archeologický ústav se potýká s nedostatkem zaměstnanců v oddělení Archivu. Proto je nový systém cíleně založen na multiuživatelském přístupu jednotlivých archeologických organizací a archeologů. Uživatelé systému mají k dispozici jak desktop aplikaci Megalit, tak i webového HTML klienta. Všechny zúčastněné organizace mezi sebou navíc komunikují a sdílejí si data pomocí Interního komunikačního systému. Řešení, díky své koncepci, nabízí profesionální nástroje pro vedení vlastních agend i malým organizacím, které by si pořízení podobného systému nemohly ze svých rozpočtů dovolit.
V současné době probíhá finální fáze vývoje tohoto systému. Implementace do praxe je naplánována na rok 2010.
Klíčová slova: informační bohatství – registrace archeologických výzkumů – evidence památkové péče – digitální archiv.
Summary:
The article presents a solution that the Archive of the Institute of Archaeology in Brno chose for administrating and archiving of Archaeological Information Heritage from Moravia and Silesia. The implementation of the solution has been carried out together with a company SmartGIS.
Information about all archaeological excavations from Moravia and Silesia should be concentrated in the archive of our institute. Even though we had used a database in our archive before it had not been sufficient and we decided to generate a new system which would be able to handle the quantity of information and to provide all the information that relates to one archaeological excavation mutually linked.
Last year, we started to work on this new database system which should be helpful not only to us but also to the whole archaeological community, enabling to comfortably deal with administrating and archiving information and to keep it well-arranged and safe for the future. It is called Internet Database of Archaeological Excavations. It has two programs units: Registration of Excavations and Digital Archive.
We struggle with a small number of human resources in our archive, so the new system is very much based on self-administering by archaeologists themselves. Communication between archaeological organizations and the archive is quick and easy thanks to an internal message system. It provides a possibility of administering each archaeologist’s own agenda in a high-quality database which small archaeological institutions could not afford to purchase themselves.
The final part of the system is just being developed. The implementation has been planned for the year 2010.
Keywords: information heritage – registration of archaeological excavations – national heritage agenda – digital archive.
Archiv Archeologického ústavu Brno je oborově specializovaný archiv, který se zaměřuje na prehistorii, protohistorii, historii a archeologické výzkumy na území Moravy a Slezska. Na tomto místě se informace z výzkumů centralizují, takže zde vzniká rozsáhlý informační fond a také náročná administrativa. Současné evropské Národní archivy jsou instituce, které se prezentují jako pokladnice uchovávající národní informační dědictví. Jedním ze způsobů, kterým se snaží toto bohatství zviditelnit, je snaha přitáhnout zájem veřejnosti. Také pohlížíme na náš fond jako na národní informační dědictví, ale musíme vycházet z našeho specifického zaměření a chránit archeologické dědictví před zneužíváním informací k nelegální detektorářské činnosti.
Archiv 21. století by měl zajišťovat efektivní správu v přítomnosti, uchování informací do budoucna a komfortní přístup k informacím, které budou provázané. Dosud jsme k tomuto účelu používali databázi MS Access. Pro tyto účely se ovšem neosvědčila jako efektivní a schopná realizovat naše požadavky. Proto jsme se pro administraci a archivaci našeho fondu rozhodli vyvinout nový databázový systém. Byl nazván Internetová databáze terénních archeologických výzkumů na Moravě a ve Slezsku. Soustředíme se zejména na archeologickou obec a nový systém vytváříme s myšlenkou do budoucna podporovat její aktivní zapojení.
Vymezili jsme tři základní cíle, kterých bychom pomocí nového systému chtěli dosáhnout: efektivní správa informačního dědictví v současnosti a jeho uchování do budoucna, poskytnutí komfortního přístupu k informacím, které budou vzájemně propojené, a možnost aktivního plnění archivu a vedení osobního přehledného účtu ze strany oprávněných archeologických organizací.
Prvotním výchozím požadavkem bylo propojit všechny dostupné informace k jedné archeologické akci dohromady. To znamená dokumentaci oddělení památkové péče, formulář Oznámení o zahájení archeologické akce, Zprávu o archeologické akci, Nálezovou zprávu a veškerou další dokumentaci (posudky, fotky, plány, mapy…).
Možnost fungování jednotné celorepublikové archeologické databáze pro oba archivy Archeologických ústavů, v Praze a Brně, se stala základní vizí do budoucna, která ovlivnila řešení celého systému. Proto jsme jako základ převzali Internetovou evidenci terénních archeologických výzkumů, která vznikla v archivu Archeologického ústavu AV ČR Praha a v rámci zachování jednotnosti systému se systémem již fungujícím v pražském archivu respektujeme jeho hesláře a formulářovou strukturu databází a v případě potřeby je doplňujeme (např. o moravské kultury).
Vyčlenili jsme tři základní uživatelské okruhy: veřejnost, archiv a oddělení památkové péče a oprávněné archeologické organizace.
Hlavním přínosem pro veřejnost je zpřístupňování informací online. Pomocí fulltextového a multikriteriálního vyhledávání je možné listovat v katalogu dokumentů, ne však v dokumentech samotných (kvůli zneužívání informací k detektorářským účelům).
V oddělení archivu a památkové péče přinese tento systém zefektivnění práce, zjednodušení dohledávání a kontroly systému, zrychlení komunikace s ostatními uživateli, možnost přehledného sledování probíhajících výzkumů a všeobecně rozšíření poskytovaných služeb.
Je mnoho výhod, které by měly usnadnit administrativní agendu oprávněných organizací. Již nebude potřeba vyplňovat a zasílat různé formuláře s některými opakujícími se informacemi, nové informace se budou pouze doplňovat k relevantní archeologické akci v databázi. Oprávněná organizace může pracovat v desktop programu online i offline, může si vést agendu svých výzkumů v Mém účtu, má v tomto účtu průběžnou možnost sledovat zpracování dokumentace z výzkumů, bude dostávat různá upozornění na končící časové lhůty pro odevzdání dokumentace (nemusí si je hlídat sami a nemusí je hlídat ani archivář, protože oznámení o vypršení časové lhůty přijdou poté do archivu) a další. Interní vzkazový systém umožní zrychlení a zefektivnění komunikace mezi organizacemi a archivem. Zjednodušení kancelářské práce a správy informací je přínosem nejen pro oprávněné organizace, ale zejména pro archiv a oddělení památkové péče. Jednotlivé funkce systému jsou popsány v kapitolách níže.
Archivace informačního dědictví není jen zájmem archivu. Pohlížíme na ni jako na společný zájem, společnou záležitost celé archeologické obce. Proto doufáme, že nový systém nejenže zvýší informovanost a vzájemnou přehlednost v činnosti archeologické obce (díky zmapování akcí v terénu a existenci dokumentace v archivu), ale i posílí závažnost této problematiky a zájem o tuto společnou záležitost prohloubí.
Vzhledem k zajištění vysoké kvality dat a jejich přístupnosti širokému spektru uživatelů byla zvolena architektura typu klient/server. Ta může být rozdělena na čtyři části:
1. Centrální datový sklad – "váš poklad" (obr. 1): Všechna data (popisná a grafická) jsou uložena na jednom centrálním místě v databázi PostgreSQL, které je chráněno proti vstupu nežádoucích osob. Databáze obsahuje všechny záznamy o výzkumech. Vedle toho zde existuje depozitář archeologické dokumentace. Oba tyto datové segmenty lze dle potřeby propojovat vzájemnými vazbami, aby byl zachován archeologický kontext jak u dokumentace, tak i u záznamů jednotlivých výzkumů. Pouze ověřená a korektní data mohou být uložena. Systém každému výzkumu a dokumentu přiřadí jednoznačný identifikátor, jehož tvar byl koncipován s ohledem na budoucí možnost propojení dat z území z Čech a s ohledem na požadavek retrospektivního plnění databáze daty z let minulých.
2. LemonTree – "permanentní strážce a mozek" (obr. 1): Jedná se o aplikační server, tedy centrální mozek systému, který ověřuje uživatele, jejich práva a zprostředkovává požadavky uživatelů směrem k databázi.
3. Megalit – "brána k pokladu" (obr. 1): Megalit je desktop aplikace s pokročilými nástroji, která se spouští na počítačích uživatelů podobně jako např. MS Word. Nabízí velmi příjemné a přátelské prostředí, které usnadní a zrychlí editaci velkého množství záznamů o výzkumech a management depozitáře dokumentů. Megalit je optimalizovaný pro rychlé vyhledávání ve velkém objemu dat a jejich následnou editaci. Uživatelé mohou okamžitě vidět vytvořené náhledy objemově náročných grafických příloh, což jim významně šetří čas při práci. Navíc poskytuje spoustu užitečných zobrazovacích funkcí, které ocení administrativní pracovníci i vedoucí výzkumů. Megalit také obsahuje Interní komunikační systém, pomocí kterého mezi sebou uživatelé komunikují, předávají si a schvalují dokumenty (a reporty).
4. Webový prohlížeč – "okno do tajů vašeho pokladu": Tato internetová aplikace (HTML klient) je určena pro širokou základnu lidí, které zajímá obsah digitálního archivu, a chtějí v něm vyhledávat. V prostředí HTML klienta lze žádat o zpřístupnění obsahu konkrétních dokumentů jeho vlastníka. Aplikaci ocení i archeologičtí experti vykonávající základní operace se svými daty. Na rozdíl od Megalitu není umožněno optimalizované zobrazování rozsáhlých grafických příloh. Také není možné vkládat data do depozitáře dokumentů.
Obr. 1. Architektura systému (Copyright: SmartGIS s.r.o.)
Před implementací nového systému byly digitální dokumenty a informace ukládány separátně na osobní počítače zaměstnanců. Současně bylo nutné mezi těmito informacemi vyhledávat a pracovat s nimi, což ale bylo značně komplikované a v některých případech dokonce nemožné. Velmi často byla jedna informace uložena vícekrát, protože to vyžadoval původní způsob vedení agendy. Ve skutečnosti neexistuje ani jeden důvod pro to, aby jedna informace nebo jeden dokument musel být uložen vícekrát.
Na základě výše uvedeného byl navržen Centrální datový sklad (obr. 1) s definovanými pravidly pro ukládání dat. Navíc informace z agend oddělení památkové péče a archivu byly kompletně integrovány (obr. 2). Nyní lze konstatovat, že cesta uživatele za informací je mnohem kratší, než kdykoliv předtím. Zároveň nové řešení předpokládá, že uživatelé jednu informaci nebo jeden dokument uloží pouze jednou a následně jej budou pouze používat kdykoliv a kdekoliv budou chtít.
Obr. 2. Datová a informační integrace (Copyright: SmartGIS s.r.o.)
Interní komunikační systém (IKS) byl implementován jako součást desktop aplikace Megalit a uživatelům nabízí:
Obr. 3. Schéma komunikace v síti Megalit – modré figury reprezentují oprávněné archeologické organizace (Copyright: SmartGIS s.r.o.)
IKS pomáhá organizacím šetřit jejich čas a peníze na odesílání reportů klasickou cestou (pomocí pošty) oddělení Památkové péče a Archivu. Výměna dat je velmi snadná a užitečná pro všechny uživatele aplikace Megalit.
Megalit také nabízí tiskové a exportní nástroje pro automatizovanou rychlou tvorbu standardních archeologických výstupů (obr. 4):
Obr. 4. Možnost vytvářet a sdílet reporty systému s ostatními uživateli (Copyright: SmartGIS s.r.o.)
Obecně známé archeologické workflow nařizuje organizacím odevzdávat reporty z jejich agendy spravované aplikací Megalit včas. Z toho důvodu Megalit uživatele sám upozorní na blížící se vypršení časových lhůt pro několik druhů termínů. Příkladem: pokud je třeba odevzdat report do jednoho roku od ukončení výzkumu, uživatel bude upozorněn jeden měsíc před termínem a následně v den termínu.
Národní archeologické informační bohatství je třeba chránit před zneužitím různých osob. Zároveň zde existuje legislativní rámec na ochranu duševního vlastnictví, který musíme respektovat. Z těchto důvodů bylo vytvořeno 5 uživatelských skupin s různými právy a byly implementovány nástroje pro bezpečnou publikaci obsahu digitálních dokumentů.
Každá organizace, majitel dokumentu, může odmítnout jakoukoliv přicházející žádost (obr. 5). Ale ona také může tento obsah žadateli zpřístupnit, a to na libovolnou dobu v prostředí aplikace Megalit. Samozřejmostí je možnost deaktivace nástroje pro tisk dokumentu.
Obr. 5. Žádání o dokument (černá šipka), sdílení dokumentu (modrá šipka) nebo zamítnutí žádosti (modrá čárkovaná šipka) (Copyright: SmartGIS s.r.o.)
Centrální datový sklad musel být dimenzován na velký objem dat. S tím souvisí optimalizované vyhledávací nástroje, jež poskytují odpovědi na libovolně poskládané dotazy uživatelů. Vedle multikriteriálního dotazování lze použít fulltextové vyhledávání nejen v datech databáze, ale také v obsahu dokumentů depozitáře.
Vyhledávací nástroje jsou dostupné v obou typech klientských aplikací.
Přehledná prezentace archeologických aktivit v kalendáři napomáhá zaměstnancům Archeologického ústavu a oprávněným organizacím lépe monitorovat proběhnuvší a výhledové výzkumy (obr. 6). Možnost tohoto zobrazení má každá organizace ve svém Megalitu.
Obr. 6. Interaktivní kalendář se zvýrazněnými výzkumy (Copyright: SmartGIS s.r.o.)
Více informací o řešení najdete na webové stránce http://megalit.smartgis.cz.
Milan Jindáček
CITACE:
Lečbychová, Olga;
Jindáček, Milan. Inovace přístupu ke správě archeologického informačního
bohatství s důrazem na počítačovou podporu organizačních procesů.
Knihovna plus [online]. 2010, č. 1 . Dostupný z WWW: <http://knihovna.nkp.cz/knihovnaplus101/lecby.htm>.
ISSN 1801-5948.
| nahoru | |obsah| | archiv | | domů |
| index autorů | | index názvů | | index témat |