|obsah| |index autorů | | index názvů | | index témat | | archiv |
Knihovna plus
2014, číslo 1
Mgr. Eva Greschová / Archív SMOPaJ
Resumé:
Zabezpečenie informačného systému pre múzejný zbierkový fond, špecializovaný archív a knižnicu SMOPaJ, vybudovanie tzv. otvorenej inštitúcie.
Zvýšenie informačnej a komunikačnej gramotnosti v oblasti ochrany prírody pre používateľov systému, smerujúcej k celoživotnému využívaniu informačných zdrojov. Sústreďovanie informácií a ich sprístupňovanie verejnosti, Európskej komisii a iným medzinárodným a národným inštitúciám
Kl´účové slová: archív, digitalizácia, metadáta, ochrana archívnych dokumentov, on-line sprístupnenie archívnych dokumentov, digitálny archív
Summary:
The article describes the process of formation of the informative system of museum collections, specialized archive and library of SMOPaJ (Slovakian Museum of Nature Protection and Speleology), with the aim to create so-called open institution.
The task of this institution is to improve information and communication literacy in the field of nature protection for system users which should lead to their lifelong use of informative sources. The institution should also gather information about nature protection in Slovakia and make it accessible to the general public, the European Commission and other national and international institutions.
Keywords: archive, digitisation, metadata, protection of archive documents, on-line public access to archive documents, digital archive
Jednou z úloh múzeí ako pamäťových a fondových inštitúcií je zosúladiť svoje činnosti tak, aby ich výstupy nadväzovali na zmeny v Európskej únii v oblasti ochrany, spracovania sprístupňovania (aj on-line) a využiteľnosti metadát týchto inštitúcií, ide predovšetkým o ich zosúladenie s európskou legislatívou. Zavádzanie týchto zmien do činnosti Slovenského múzea ochrany prírody a jaskyniarstva (ďalej len SMOPaJ, príp. múzeum) v Liptovskom Mikuláši znamenalo preklenúť isté prechodné obdobie.
Obr. 1. Historická fotografia budovy Slovenského múzea ochrany prírody a jaskyniarstva
V r. 2005 bol v múzeu zriadený verejný špecializovaný archív, ktorý spravuje archívne dokumenty týkajúce sa činnosti múzea a jeho predchodcov, archívne fondy z činnosti iných pôvodcov, súvisiacich s ochranou prírody a jaskyniarstvom na Slovensku. Sú to nielen záznamy dokumentujúce úradnú a odborno-metodickú prácu, ale aj rozsiahlu vedecko-výskumnú činnosť, ktorú vyvíjali ochranárske a jaskyniarske inštitúcie pôsobiace na Slovensku. Zvláštne miesto patrí osobným fondom z pozostalostí významných osobností, pôsobiacich v oblasti ochrany prírody a jaskyniarstva. Dôležité zastúpenie majú aj archívne zbierky.
K základným úlohám archívov patrí sprístupňovanie archívnych dokumentov verejnosti a ich ochrana. V zmysle zákona 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a v znení neskorších zákonov by mal archív z dôvodu ochrany sprístupňovať verejnosti čo najmenej originálnych archívnych dokumentov. Bádateľovi by mala byť na štúdium predložená len ich kópia, preto je archív povinný zo svojich dokumentov vyhotoviť tzv. konzervačnú kópiu. V minulosti sa vyhotovovali kópie archívnych dokumentov na mikrofilmoch a v súčasnosti sa javí ako najvhodnejšia forma ochrany archívnych fondov digitalizácia. Používaním digitálnych kópií pre bádateľské a prezentačné účely (distribučná kópia) sú dokumenty chránené pred možným poškodením počas manipulácie s nimi. Súbežným produktom digitalizácie sú tzv. konzervačné kópie, ktoré zabezpečujú uchovanie ich informačnej hodnoty pre prípad nenávratného poškodenia alebo zničenia hmotnej podstaty archívnych dokumentov.
V roku 2007 sme vypracovali žiadosť o nenávratný finančný príspevok, projekt "Digitalizácia fondov a technická podpora informatizácie v oblasti ochrany prírody" X.01.09 v rámci Operačného programu Životné prostredie bol schválený a od roku 2008 je prioritnou úlohou Archívu SMOPaJ riešenie úloh v rámci tohto schváleného projektu.
Cieľom projektu je modernizácia programových nástrojov na elektronické spracovávanie fondov a zbierok v digitálnej podobe, komplexné zabezpečenie zálohovania dát v našej inštitúcii, vybudovanie vhodného informačného systému SMOPaJ, vybudovanie tzv. otvorenej inštitúcie a najmä zvýšenie informačnej a komunikačnej gramotnosti používateľov systému v oblasti ochrany prírody, smerujúcej k celoživotnému využívaniu informačných zdrojov.
3.1 vytvorenie pracovného týmu
3.2 technické vybavenie pracovísk
3.3 nákup ochranných archívnych obalov
3.4 archívne, registratúrne a knižničné regály, mobiliár do špecializovaných depozitárov pre múzejný zbierkový fond
3.5 spracovanie, ochrana a príprava archívnych dokumentov na digitalizáciu
3.6 tvorba metadát
3.7 štúdium archívnych fondov v slovenských a zahraničných pamäťových inštitúciách
3.8 reštaurovanie archívnych dokumentov a múzejných zbierok
3.9 vlastná digitalizácia
3.10 uloženie digitálnych dát
3.11 on-line sprístupnenie digitálneho archívu
Pre správny priebeh riešenia projektu musel byť vybratý vhodný pracovný tým. Bol zložený z pracovníkov, ktorí spracovávajú múzejné zbierky. Väčšina práce bola ale na pracovníkoch archívu, aj keď na posilnenie pracoviska boli ešte presunutí pracovníci z iných oddelení SMOPaJ.
Okrem obnovy a modernizácie technického vybavenia pracovísk múzea bolo potrebné rozšíriť softvér databázy Štátneho zoznamu osobitne chránených častí prírody a krajiny SR o aplikáciu na vkladanie skenov zbierky listín do databázy a ich on-line prezentáciu. Nadviazalo sa tým na predchádzajúci štrukturálny projekt EÚ Softvérové a materiálno-technické dobudovanie pracoviska Štátneho zoznamu osobitne chránených častí prírody a krajiny SR a Národnej databázy jaskýň. Súčasťou projektu bolo aj zabezpečenie technickej podpory prevádzky administrácie a správy dát systému ESEZ On-line na spracovanie múzejného fondu (v. ďalej) a aplikácií BACH ProArchiv1 pre spracovanie archívnych fondov a zbierok.
V súčasnosti sú múzejné zbierky v našom múzeu spracovávané v systéme ESEZ On-line, ktorý funguje na princípe diaľkového prístupu k inštalácii systému ESEZ cez internetový prehliadač pomocou zabezpečeného spojenia medzi SMOPaJ a poskytovateľom tejto služby firmou EDICO, a.s., Bratislava. Správcom databázy je Slovenské národné múzeum, Bratislava, zálohovanie a údržba databázy prebieha na serveroch firmy EDICO, a.s. S elektronickou evidenciou v tomto programe sa začalo v apríli 2008 a od januára 2012 funguje v module ESEZ 4G. V programe sú štyri úrovne prístupových práv – návštevník (možnosť čítania záznamu s verejným prístupom), dokumentátor (vytváranie a editácia prvostupňových záznamov), kurátor (vytváranie a editácia druhostupňových záznamov, čítanie aj ostatných úrovní prístupu, napr. vyhradené, dôverné, tajné, prísne tajné) a revízor (práva návštevníka a možnosť pridať do prvo- a druhostupňových záznamov informáciu o revízii). V súčasnosti má naše múzeum desať užívateľov s prístupovými právami. Súčasťou balíka služieb je aj plný prístup k záznamom múzejného servera a plný prístup k obsahu záznamov evidencie zbierok cez heslom zabezpečenú stránku http://www.cemuz.sk/Welcome.do;jsessionid=3F36EF47AAF97954DDC8288D0FB298BE. V oblasti spracovanosti archívnych fondov a zbierok sme chceli pracovať v programe, ktorý využívajú aj iné archívy na Slovensku. Vybrali sme program BACH ProArchiv, pretože všetky štátne archívy a väčšina špecializovaných verejných archívov spracováva svoje archívne fondy a zbierky v tomto programe. Preto sme aj my zakúpili v rámci tohto projektu aplikáciu BACH ProArchív Inventáre a BACH ProArchív Fotoarchív.
Počas krátkeho trvania nášho archívu nebolo v silách pracovníkov zabezpečiť uloženie všetkých archívnych dokumentov do vhodných ochranných obalov tak, aby boli splnené všetky náležitosti zabezpečujúce ich ochranu, aj preto sme zakúpili v rámci projektu obálky na sklenené negatívy, negatívy, diapozitívy a fotografie, archívne dosky a krabice, a tak sme zabezpečili vhodné uloženie pre takmer všetky druhy našich archívnych dokumentov vhodné uloženie.
Vedenie nášho múzea bolo veľmi naklonené myšlienke zriadenia archívu so zameraním na ochranu prírody a jaskyniarstvo, a preto boli priestory archívu ešte pred jeho zriadením vybavené mobilným regálovým systémom. Vzhľadom k tomu, že už počas pár rokov bol depot zaplnený archívnymi dokumentmi a v priestoroch Archívu SMOPaJ má byť v budúcnosti uložený aj Archív Štátnej ochrany prírody SR so sídlom v Banskej Bystrici, bolo potrebné vytvoriť nový archívny depot a vybaviť ho mobilným aj stacionárnym regálovým systémom. V súčasnosti sú v archíve vytvorené podmienky pre uloženie všetkých druhov archívnych dokumentov, jeho kapacita je v súčasnosti takmer 1 km (1000 bežných metrov).
Obr. 2. Nový mobiliár v zoologickom depozitári múzea
Knižnica múzea patrí medzi významné špecializované knižnice na Slovensku, je budovaná v súlade so zameraním a úlohami múzea. Knižničný fond tvorí najmä odborná literatúra z oblasti ochrany prírody, jaskyniarstva a ostatných prírodných vied, ale aj vlastivedná, zemepisná a muzeologická literatúra a všeobecné encyklopedické publikácie a jazykové slovníky. Zariadenie knižnice z 80-tych rokov 20. storočia bolo už v súčasnosti nevyhovujúce, a tak súčasťou projektu bolo aj zariadenie knižnice novými vhodnými knižničnými regálmi. Vytvorili sa aj dve miesta pre čitateľov, pretože knižnicu nevyužívajú len pracovníci SMOPaJ, ale aj široká odborná verejnosť.
Novým mobiliárom bol vybavený aj botanický a zoologický depozitár pre múzejný zbierkový fond a študijný depozitár.
Vzhľadom k tomu, že archív bol zriadený až v roku 2005 a projekt sa začal realizovať už koncom roku 2008, bola v tom čase väčšina našich fondov a zbierok len hrubo roztriedená a len veľmi malé percento dokumentov a časť Zbierky fotodokumentácie bolo spracovaných v programe BACH. Preto bolo potrebné hneď pri tvorbe žiadosti o nenávratný finančný príspevok rozhodnúť, ktoré archívne fondy a zbierky budú spracované ako prvé a koľko kusov archívnych dokumentov bude v rámci projektu zdigitalizovaných. Napokon sme sa rozhodli, že ako prvé budú spracované archívne zbierky Podzemné krasové javy, Štátny zoznam osobitne chránených častí prírody a krajiny SR, archívne fondy z medzivojnového obdobia, poškodené dokumenty a tá časť Zbierky fotodokumentácie, ktorá poskytuje pohľad na vtedajší stav krajiny, jaskyne, múzeum a iné.
Najťažším a veľmi dôležitým bolo zvoliť si pevné pravidlá pre tvorbu popisných metadát, ktoré bolo potrebné priraďovať k jednotlivým dokumentom (inventárnym jednotkám, jednotlivinám) už počas ich spracovania. Popis musel byť jedinečný tak, aby sa zachovala príslušnosť každého dokumentu, príp. inventárnej jednotky k danému archívnemu fondu či zbierke. Napokon sme zvolili spôsob tvorby popisných metadát nasledovne: SVK_číslo archívu SMOPaJ_číslo archívneho fondu Afondy (jednotná evidencia archívnych fondov na Slovensku)_číslo fondu z prírastkovej knihy Archívu SMOPaJ_číslo inventárnej jednotky_poradové číslo dokumentu v rámci inventárnej jednotky. Napr. pre osobný fond ERŐS Mikuláš (1934–1995) sú popisné metadáta SK_ 1219_33081_0062_0000x_000y.
Archív SMOPaJ má vo svojej správe dokumenty od vzniku prvej Československej republiky až po súčasnosť. Musíme žiaľ konštatovať, že časť archívnych fondov v správe nášho archívu (z obdobia 1. ČSR) nie je úplných, resp. sa jedná len o čiastkové fondy, preto museli pracovníci archívu vyhľadávať pramenné informácie vzťahujúce sa k dejinám ochrany prírody, jaskyniam a jaskyniarstvu na Slovensku v mnohých slovenských a zahraničných archívoch.
Pracovníci archívu prezreli archívne fondy týchto inštitúcií:
Na reštaurovanie a konzervovanie boli vybrané najviac poškodené archívne dokumenty a múzejné zbierky – 500 ks historických máp jaskynného podzemia, prípadne mapy chránených múzeí a 2500 sklenených negatívov. Túto prácu smela vykonať len osoba, ktorá už mala skúsenosti s reštaurovaním máp a sklenených negatívov a musela predložiť osvedčenie o odbornej spôsobilosti osoby na výkon reštaurátora v oblasti papier a fotografické materiály a ku každému zreštaurovanému dokumentu či zbierke bol reštaurátorom vypracovaný protokol o priebehu reštaurovania.
Už pri vypracovávaní projektu bolo rozhodnuté, že pracovníci Archívu SMOPaJ budú systematicky triediť, usporadúvať, spracovávať archívne fondy a zbierky, vyhotovovať archívne pomôcky a samotná digitalizácia bude, vzhľadom na rôznorodosť archívnych dokumentov, realizovaná prostredníctvom outsourcingu. Vytvorenie vlastných technických a personálnych kapacít, ktoré by sa venovali len tejto činnosti, by bolo v rámci celého projektu finančne neefektívne. Náklady s tým spojené by prevyšovali cenu zákazky zadanej do externého prostredia. Vlastnými silami boli digitalizované len archívne dokumenty potrebné na bádateľské, publikačné, výstavné a iné účely, resp. súbory dokumentov, ktorým nehrozí poškodenie (neviazané dokumenty do formátu A3 a 30 000 kusov múzejných zbierok).
Obr. č.3. Belianska jaskyňa,Vodopád v koncertnej sieni, f. Vojtech Benický
Dnes sme si vedomí toho, že vlastná digitalizácia znamená len veľmi malú časť kompletného procesu digitalizácie. Ten v sebe zahŕňa celý komplex činností – od odovzdania archívnych dokumentov z archívu firme, ktorá digitalizáciu zabezpečuje, cez triedenie dokumentov podľa druhu a formátu, samotnú digitalizáciu na rôznych typoch skenerov od automatického, veľkoplošného, knižného skeneru až po špeciálne skenery, určené na digitalizáciu fotografií, negatívov, diapozitívov a sklenených negatívov, automatické monitorovanie procesu skenovania, kontrolu kvality obrázkov v reálnom čase, priebežnú tvorbu opisných metadát, efektívnu správy digitálnych kópií, vyvinutú pre hromadnú digitalizáciu, rozpoznanie textu procesom OCR, dlhodobé ukladanie dát na externých diskoch, a najmä povinnosť uchovávania digitalizovaných archívnych dokumentov počas dvoch rokov.
Po dokončení digitalizácie príde na rad proces spojenia digitálnych objektov s metadátami o príslušných archívnych fondoch a zbierkach spracovaných v programovej aplikácii BACH ProArchiv Inventáre a Fotoarchív. V priebehu tejto etapy budú strojovo spárované s jednotlivými dátovými záznamami. Riadiacim parametrom bude inventárne číslo, ktoré tvorí neoddeliteľnú súčasť indexačného reťazca v názve digitálnych objektov.
Následne budú všetky dátové záznamy spolu s ich digitálnymi prílohami prevedené do databázy SQL, fulltextovo indexované, vecne systemizované do logických celkov (pre ľahšiu a rýchlejšiu orientáciu používateľov) a uložené do aktívneho dátového skladu.
Obr.4. Náhľad na inventárny záznam s priloženými skenmi archívnych dokumentov
Uloženie digitálnych dát (momentálne v procese riešenia) bude zabezpečené na dvoch nezávisle pracujúcich serveroch, ktoré musia byť kvôli bezpečnosti aj geograficky vzdialené. Tzv. konzervačný server bude slúžiť ako úložisko dát digitalizovaných kópií dokumentov v pôvodnom rozlíšení. Na on-line sprístupňovanie digitálnych kópií dokumentov digitálneho Archívu SMOPaJ bude využívaný tzv. prezentačný server.
Digitalizované archívne dokumenty spolu s príslušnými metadátami budú uložené v špecializovanom dátovom sklade, systematizované a usporiadané do logických skupín. Dátový sklad má dve základné výstupné rozhrania – tzv. "ľudské" predstavuje webový prehliadač, ktorý bude všetky dáta určené na zverejnenie sprístupňovať fyzickým návštevníkom portálu, "strojové" rozhranie tvorí OAI-PMH provider, určený na poskytovanie metadát a obrazových dát iným portálom (Europeana) a/alebo OAI-PMH kombajnom.
V záujme rýchlejšej orientácie v obsahu portálu budú metadáta s digitálnymi prílohami hierarchicky štruktúrované podľa systému usporiadania archívneho fondu, čo umožní vyhľadávanie naprieč celým archívom, vo vybraných fondoch a zbierkach, prípadne len v jednom fonde či zbierke. Toto, spolu s fulltextovým vyhľadávaním nad celým dátovým skladom, umožní laickej verejnosti a bádateľom rýchly, efektívny a používateľsky prívetivý prístup ku všetkým uverejneným archívnym dokumentom.
V závere si dovoľujeme zhodnotiť celý projekt digitalizácie v našom múzeu tak, že za prínosy môžeme považovať technické vybavenie na vybrané pracoviská nášho múzea a to, že sme správnym uložením zabezpečili potrebnú ochranu pre všetky naše archívne dokumenty a múzejné zbierky. Vďaka projektu sme navštívili veľké množstvo archívov, múzeí, knižníc a iných inštitúcií doma aj v zahraničí, o ktorých sme mali vedomosť, že sa v nich nachádzajú pramenné informácie k histórii a vývoju ochrany prírody na Slovensku, a s niektorými z nich sme nadviazali spoluprácu. Zdigitalizovaním takmer 60 % archívnych dokumentov v správe nášho archívu a veríme, že v budúcnosti budeme v tejto činnosti pokračovať. Tešíme sa aj na to, že jednotlivé zoskenované dokumenty, prípadne metaúdaje o nich sprístupníme v krátkom čase aj na internetovej stránke nášho archívu a tak priblížime našu činnosť nielen odbornej ale aj laickej verejnosti.
Čo ešte dodať na záver? Sme si vedomí toho, že také inštitúcie ako je aj naša, nemôžu plne rozvíjať svoju činnosť bez nenávratných finančných prostriedkov EÚ, no mali by sme sa pri vypracovaní projektov vyhýbať istých chýb. Je potrebné si stanoviť dômyselnejšie, dôslednejšie a precíznejšie ciele projektu a ich realizáciu, určiť si reálnu cenu na jednotlivé skupiny výdavkov a predovšetkým klásť dôraz na kvalitu spracovania dokumentov, vyhradiť si dlhší čas na to, aby sme mohli preštudovať podrobnejšie, komplexnejšie a hlbšie históriu a vývoj ochrany prírody na Slovensku a napokon by sme mali predvídať možné komplikácie pri plnení projektov. Všetci, čo sme sa podieľali na riešení tohto projektu, veríme, že jeho výsledky budú môcť všetci záujemcovia pozrieť už skoro na stránke Digitálny archív SMOPaJ.
Poznámka
1 Základným rysom systému ProArchiv je modulárna stavba, ktorá umožňuje postupné doplňovanie na základe požiadaviek užívateľa. Novým rysom tejto modularity je možnosť inštalácie základného aplikačného prostredia Bach a postupné pripájanie nových odborových aplikácií podľa meniacich sa potrieb zákazníka, ich hlavným cieľom bolo vytvoriť programy s maximálnym komfortom obsluhy. Výsledkom práce by mal byť centrálny dátový sklad v organizácii, ktorý v sebe bude zahŕňať všetok už spracovaný materiál a umožní s ním pracovať nielen odborným pracovníkom, ale ponúkne taktiež možnosť prezentácie vybraných materiálov verejnosti. Na tento účel by mala slúžiť nadstavbová Intranetová/Internetová aplikácia Archívne VadeMeCum.
CITACE:
Greschová, Eva. Digitalizácia fondov a technická podpora informatizácie v oblasti ochrany prírody (Tvorba Digitálneho archívu Slovenského múzea ochrany prírody a jaskyniarstva v Liptovskom Mikuláši).
Knihovna plus [online]. 2014, č.
1 . Dostupný z WWW: <http://knihovna.nkp.cz/knihovnaplus141/gresch.htm>. ISSN 1801-5948.
| nahoru | |obsah| | archiv | | domů |
| index autorů | | index názvů | | index témat |