Doporučené klimatické podmínky pro dlouhodobé uložení archivních a knihovních fondů podle mezinárodního standardu

Ing. Petra Vávrová, Ph.D., Ing. Jan Francl / Národní knihovna ČR

Resumé:

Klíčová slova: preventivní konzervace, teplota, relativní vlhkost, světlo, polutanty, podmínky uložení

Summary:

The most effective way of long-term protection and preservation of a wide variety of materials from archive and library collections appear to be so called “preventive conservation”. The method includes a set of measures which ensure adjustment of climatic conditions in repositories so that the life-span of the materials is as long as possible. The article summarizes information from the International Standard concerning recommended climatic conditions for the long-term storage of archive and library collections of mixed materials (books, journals, maps...) and Czech version of the standard called “Information and documentation – Storage requirements for archive and library documents“. This is followed by a brief explication of the standard and recommendations (based on the standard) for conditions of preservation, storage, transport and manipulation of mixed library collections in the National Library of the Czech Republic.

Keywords: preventive conservation, temperature, relative humidity, light, pollutants, storage conditions

Úvod

Z dlouhodobého hlediska se jako nejefektivnější pro ochranu a zachování různorodých materiálů archivních a knihovních fondů jeví tzv. preventivní konzervace, tj. soubor opatření vedoucích k nastavení klimatických podmínek depozitářů tak, aby byla životnost materiálů co nejdelší. Mezinárodní standard doporučených klimatických podmínek pro dlouhodobé uložení archivních a smíšených knihovních fondů z různých materiálů (knihy, časopisy, mapy …) vychází z mezinárodní normy ISO 11799:2003, která má českou verzi ČSN ISO 11799 (Informace a dokumentace – Požadavky na ukládání archivních a knihovních dokumentů). Tato norma neuvádí souhrnně doporučené klimatické podmínky pro smíšené knihovní fondy (pouze pro jednotlivé materiály: papír, kůže …); mezinárodní standard doporučených klimatických podmínek je tak kompromisem mezi doporučovanými klimatickými podmínkami pro jednotlivé materiály a požadavkem na zpřístupňování fondů pro běžné užívání. Zároveň by měly být klimatické podmínky přizpůsobeny tomu nejcitlivějšímu materiálu. Mezinárodní standard (teplota: 15–21^oC, denní kolísání teploty do 2^oC, relativní vlhkost 45– 60 %, denní kolísání relativní vlhkosti do 5 %) je tak stanoven na základě uvedené normy a dalších informací z odborných článků, studií a grantových projektů. Následuje stručný výklad o dané normě a pak na jejím základě zpracovaná doporučení týkající se podmínek uchovávání, skladování, přepravy a manipulaci se smíšenými knihovními fondy v Národní knihovně ČR.

Účel normy:

Archivy a knihovny jsou instituce, které společnost zakládá, aby shromažďovaly, uchovávaly a zpřístupňovaly dokumenty určené ke studiu přímým prohlížením či prostřednictvím obrazovky nebo, v případě zvukových záznamů, sluchem. Fondy archivů a knihoven obvykle obsahují materiály nejrůznějších formátů. Jsou to především papírové knihy, rukopisy, pořadače, listiny, mapy a grafické sbírky, ale mohou také zahrnovat velínový papír, pergamen, papyrus, film, fotografický materiál, audiovizuální materiál, magnetická a optická média a strojově čitelné formáty. Všechny tyto materiály vyžadují v ideálním případě zvláštní podmínky uložení. Dokumenty pro běžné užití mohou vyžadovat jiné podmínky uložení než ty, které vyžadují dlouhodobou nebo časově neomezenou ochranu. Tato mezinárodní norma se vztahuje na dlouhodobé ukládání archivních a knihovních materiálů, avšak vzhledem k tomu, že tyto materiály jsou ukládány tak, aby bylo možné rovněž jejich běžné užívání, bere v úvahu, že může být nevyhnutelný určitý kompromis mezi jejich přístupností a ideálními podmínkami pro dlouhodobé uložení. V souvislosti s klimatem a ekonomickou situací země může být vytvoření a udržování ideálních podmínek pro dlouhodobé uložení archivních a knihovních materiálů obtížné. Hodnoty a množství, které tato mezinárodní norma uvádí, mají sloužit jako všeobecné mezinárodní vodítko. Zmiňovaná/popsaná/diskutovaná mezinárodní norma předkládá některá fakta a obecná pravidla, která mají být brána v úvahu při stavbě nové budovy pro účely archivního ukládání, při přestavbě staré budovy určené původně k jinému účelu, nebo při renovaci budovy, která k tomuto účelu již slouží.

Předmět normy:

Mezinárodní norma stanoví charakteristiky univerzálních depozitářů užívaných pro dlouhodobé uložení archivních a knihovních materiálů. Zabývá se umístěním a konstrukcí budov a instalacemi a vybavením, které se mají v těchto budovách používat. Vztahuje se na všechny archivní a knihovní materiály, které jsou uloženy v univerzálních depozitářích, kde mohou být společně uložena různá média. Nevylučuje vytváření oddělení nebo úseků uvnitř jednotlivých depozitářů, kde může být prostředí řízeno tak, aby byly vytvořeny vhodné podmínky pro potřeby určitých archivních materiálů. Nezabývá se zvláštními požadavky na dlouhodobé ukládání dokumentů, které nejsou plně nebo z části vyrobeny z papíru, jako jsou pergamen nebo velínový papír, fotografické dokumenty anebo strojově čitelné dokumenty. Rovněž se nezabývá postupy řízení depozitářů.

Doporučené podmínky pro uchovávání, skladování, přepravu a manipulaci se smíšenými knihovními fondy (knihy, časopisy, plakáty, mapy …) v Národní knihovně ČR

Pro vhodné dlouhodobé uložení knihovních fondů sledujeme nejčastěji parametry jako je teplota a relativní vlhkost vzduchu, prašnost a dále pak při výstavách světlené podmínky, v posledních letech výjimečně ještě koncentrace vzdušných polutantů (oxidů síry, dusíku, organické těkavé látky apod.).

Faktor	Doporučené parametry
Teplota (přijatelná)	18±2^oC (*přijatelná do 22^oC)
Kolísání teploty	do 2^oC/24 h
Relativní vlhkost (přijatelná)	50±5 % (přijatelná do 60 % /*40-60 %/)
Kolísání relativní vlhkosti	do 5 %/24 h
Intenzita osvětlení (přijatelná)	do 50 lx (*přijatelná do 200 lx)
Intenzita UV záření (přijatelná)	do 10 mW/lm (*přijatelná do 75 mW/lm)
Roční osvit	do 12000 lx.h
Prašnost	do 50 mg/m³

* pouze pracovní a manipulační prostory se smíšenými knihovními fondy (studovny, dozorny, přípravny, hlavní přístupová ulička ve skladištích …)

V prostorách s umístěnými knihovními fondy musí být přísný zákaz kouření, konzumování jídla a pití a smějí zde probíhat pouze aktivity, které souvisejí s ukládáním dokumentů.

Knihovní fondy by měly být uloženy v čistých, bezprašných a temných prostorách s kontrolovaným přístupem vzduchu a s vyloučením přímého denního světla a blízkosti světelných zdrojů. Uskladnění v takových prostorách tak má chránit před prachem, emisemi, kyselými a oxidačními plyny a před náhlými a prudkými výkyvy teplot a relativní vlhkosti vzduchu.

Pokud neexistuje přirozená cirkulace vzduchu, má být zajištěn přívod čerstvého vzduchu pomocí ventilačního zařízení nebo klimatizace.

Úložné prostory, uložené fondy a větrací zařízení musí být pravidelně čištěny s použitím čisticích prostředků, které uložené fondy nepoškozují.

Knihovní fondy by měly být uloženy na kovových děrovaných stacionárních nebo mobilních regálech opatřených nehořlavým nátěrem, který nesmí uvolňovat škodlivé látky a přitahovat prach.

Knihovní fondy by měly být umístěny na regálech tak, aby byla umožněna cirkulace vzduchu (zabránění vzniku mikroklimatu), tzn., že mezi podlahou a nejnižší policí či stropem a nejvyšší policí musí být vzdálenost minimálně 15 cm, mezi horním okrajem dokumentu a spodním okrajem následující police vzdálenost minimálně 5 cm a mezi regálem a zdí vzdálenost minimálně 20 cm. Dokumenty se dále mají ukládat ve vzpřímené (vertikální) poloze, tak aby stály na svém spodním okraji, a větší formáty (nad 40 cm) na plocho (horizontálně) a vše nejlépe v ochranných obalech.

Ochranné obaly chrání uložené knihovní fondy před prachem, světlem a před náhlými a prudkými výkyvy teplot a vlhkostí (tj. před rychlou a snadnou propustností pro vodní páru). Používané obaly by měly být vyrobeny tak, aby co nejvíce přiléhaly k povrchu uskladněného materiálu a nedocházelo tak ve vzduchových komůrkách obalu ke kondenzaci vodní páry a rozvoji mikroflóry. Obaly dále nesmí obsahovat změkčovadlo ani uvolňovat kyselé nebo jinak škodlivé plyny.

Knihovní fondy by měly být přepravovány ve vhodných obalech (bedny, boxy, vozíky …) v klimatizovaných skříňových dopravních prostředcích.

Při přemísťování knihovních fondů z chladných skladišť do teplých místností musí být fondy nejdříve aklimatizovány ve vhodných prostorách (nebezpečí orosení dokumentů).

Knihovní fondy získané z vnějšího prostředí musí být před umístěním do úložného prostoru prozkoumány (z hlediska mikrobiologického a klimatologického) a v případě zjištěného nevhodného klimatu nebo zamoření musí být proveden vhodný zásah (vysušení, dezinfekce, sterilizace, mechanická očista …).

K prohlídkám, čištění a dočasnému uložení kontaminovaných fondů se musí použít samostatná místnost (dekontaminační místnost) a při práci s tímto materiálem používat ochranné pomůcky (rukavice, respirátor, pracovní plášť, pokrývka hlavy …).

Uložené fondy by měly být pravidelně vizuálně sledovány a také by měla být pravidelně prováděna klimatologická a mikrobiologická kontrola (alespoň 2x ročně).

Klimatické (teplota, relativní vlhkost vzduchu) a popřípadě světelné podmínky (intenzita osvětlení, intenzita UV záření) by měly být v depozitářích, skladovacích prostorách, ve výstavních prostorách a ve výstavních vitrínách trvale sledovány pomocí vhodných měřících zařízení.

V případě potřeby by měla být ve skladovacích prostorách, ve výstavních prostorách a ve výstavních vitrínách využívána zařízení na úpravu klimatu (zvlhčovače, odvlhčovače, klimatizace, regulátory vlhkosti …).

Závěr

V různorodých (historických i zcela nových) depozitářích se nám dlouhodobě v Národní knihovně ČR daří udržovat tyto doporučované klimatické podmínky. Při extrémních vnějších klimatických podmínkách a extrémních změnách bohužel dochází k výraznějším změnám klimatických podmínek i uvnitř depozitářů, tyto výkyvy jsou ale pomalé díky určité schopnosti budov regulovat změny klimatických podmínek. V rámci tzv. preventivní konzervace, čili nastavení doporučovaných klimatických podmínek v depozitářích, se nám daří stabilizace knihovních fondů v Národní knihovně ČR v dobrém fyzickém stavu a doporučujeme tyto podmínky i pro ostatní knihovny a další kulturní instituce, které pečují o knihovní fondy. Stabilizované klimatické podmínky, především teplota a relativní vlhkost vzduchu, jsou také prevencí mikrobiologického napadení knihovních fondů.

Práce vznikla v rámci výzkumného projektu rozvoje Národní knihovny České republiky jako výzkumné organizace (Institucionální podpora na rozvoj výzkumné organizace DKRVO, Oblast 4 - Vývoj metodik ochrany, konzervace a restaurování knihovních fondů (historických i novodobých)), který je podporován Ministerstvem kultury ČR.

Literatura:

ISO 11799:2003, která má českou verzi ČSN ISO 11799: Informace a dokumentace – Požadavky na ukládání archivních a knihovních dokumentů. Praha: Český normalizační institut, 2006.

Mezinárodní standard: American National Standards Institutes/ National Information Standards Institute.

Environmental Conditions for Exhibiting Library and Archival Materials. Garry Thompson: The Museum Environment, Butterworth Heinemann, 1986.

CITACE:
Vávrová, Petra. Doporučené klimatické podmínky pro dlouhodobé uložení archivních a knihovních fondů podle mezinárodního standardu. Knihovna plus [online]. 2014, č. 2 . Dostupný z WWW: <http://knihovna.nkp.cz/knihovnaplus142/vavro.htm>. ISSN 1801-5948.