Ke vzniku a vývoji výročních zpráv [Ludmila Kubátová]

Centralistické a osvícenské snahy Marie Terezie se promítly nejen do oblasti státní správy, ale zasáhly výrazně i kulturní sféru, zejména školství, a to nižší, zavedením povinné školní docházky v roce 1774, i vysoké školy a v rámci univerzit a návazně i příslušné knihovny. Dne 3. dubna 1778^[1] vydala Studijní komise ve Vídni pro univerzitní knihovny v celé rakouské monarchii instrukci, která zaváděla jednotné řízení všech univerzitních knihoven i povinnost stejného způsobu práce, i když modifikovaného specifickými poměry univerzitních knihoven jednotlivých zemí.

Instrukce nařizovala jednotné zpracování knižních fondů, jejich roztřídění do sedmi základních skupin - teologie, filozofie, právo, lékařství, matematika, historie, filologie - a jejich zpřístupnění formou abecedního lístkového hlavního katalogu, určovala jednotnou otevírací dobu a stanovila jednotné lhůty výpůjček. I když v prvních letech po vydání instrukce neprováděla studijní komise systematicky kontrolu plnění úkolů stanovených instrukcí formou povinných hlášení, vyžadovala pravidelné každoroční vyúčtování hospodaření knihoven s přidělenými finančními prostředky. Vídeňská Ústřední studijní komise, kromě vydávání pokynů pro zpracování knižních fondů, schvalovala i návrhy jednotlivých knihoven na způsob a formu zpracování a postup prací.

Začátkem 80. let 18. stol.^[2] bylo řízení knihoven a jejich správa zčásti decentralizováno a nadále byly podřízeny i zemským úřadům a začleněny do systému státní správy jednotlivých zemí. V Čechách patřila univerzitní knihovna do správy studijní komise u českého zemského gubernia. V této době se vedle zpráv o ročním vyúčtování financí začaly vyžadovat i roční zprávy o činnosti knihovny, postupu odborných prací i o provozu knihovny. Koncept první dochované zprávy pražské univerzitní knihovny je z 29. ledna 1783.^[3] První roční zprávy jsou stručné, nemají systematické členění položek, čítají jen tři až čtyři strany. Jejich forma i obsah krystalizovaly teprve v dalších letech, rozšiřovaly se údaje již stanovených položek, zaváděly se nové rubriky, přehledy, doplňovaly se přílohami apod.

Nařízením studijní dvorské komise ze 7. října 1814 a vládním výnosem z 30. ledna 1815^[4] bylo nařízeno všem univerzitním knihovnám v monarchii vypracovávat a podávat pravidelně výroční zprávy o své činnosti a stavu, zpracování a využívání knižních fondů. Koncept první dochované Posseltovy výroční zprávy podle nového nařízení zaslané guberniu za rok 1814 obsahuje vedle stručného popisu prací i přehlednou přílohu o počtu čtenářů a o počtu zpracovaných knih v jednotlivých odděleních (signaturách). Je však velmi stručná, její rozsah zahrnuje jen dva listy a čtyři půllisty.

Ve 20. letech 19. stol. se ve výročních zprávách rozšířil počet informací.^[5] Tak např. v roce 1824 se vedle údajů o stavu knižního fondu objevují jako přílohy i seznamy zaměstnanců, tabelární přehledy čtenářů vykazované podle měsíců, počet výpůjček z jednotlivých signaturních oddělení a oborů za jednotlivé měsíce, od roku 1825 se vypracovávaly seznamy knih zapůjčených profesorům domů. Často obsahují vedle jména profesorů i počet zapůjčených knih a nejednou i jejich tituly. Někdy jsou ke zprávám připojeny i jiné seznamy. Např. v roce 1831 je připojen seznam časopisů, které v předchozím roce knihovna získala, v roce 1841 je zde zařazeno potvrzení Komorního výplatního úřadu o proplacení dotace knihovně.^[6]

Obsah výročních zpráv se ve 30. a 40. letech 19. stol. stále prohluboval. Diferencovala se skladba knižního fondu. Ve zvláštní skupině se vykazoval počet tištěných knih, rukopisů, dizertací, povinných výtisků a knihoven Kinských. Někdy jsou připojeny i seznamy darů. Uvedené údaje se v ročních zprávách od této doby objevují skoro pravidelně, i když náplň jednotlivých skupin je různě modifikována, rozšířena či zestručněna.

Originály výročních zpráv se posílaly guberniu a koncepty se ukládaly u spisů v registratuře univerzitní knihovny. Bohužel, v průběhu let byly vyjímány a skončily buď v nečíslovaných variích nebo u jednotlivých pracovníků a mnohé se ztratily. Proto nejsou výroční zprávy dochovány v Archivu Národní knihovny ve fondu Výroční zprávy v úplnosti ze všech roků.

V 18. stol. se výroční zprávy zasílaly Studijní komisi ve Vídni, později studijní komisi českého gubernia. V první polovině 19. stol. se prostřednictvím Českého gubernia odesílaly do Vídně. Od poloviny 19. stol. po reorganizaci státní správy se jeden exemlář výroční zprávy odevzdával Českému místodržitelství a druhý Ministerstvu kultu a vyučování ve Vídni. Dne 1. ledna 1869 bylo nařízeno podávat je též akademickému senátu pražské univerzity. Po rozdělení Karlo-Ferdinandovy univerzity na německou a českou v roce 1882 se výroční zprávy podávaly nejprve akademickému senátu české univerzity, po schválení se jejich opis předkládal německé univerzitě a teprve potom se prostřednictvím místodržitelství zasílaly ministerstvu kultu a vyučování do Vídně.

Když bylo v roce 1848 v rámci reformy státní správy zřízeno ministerstvo kultu a vyučování, byl vrchní dohled na knihovny svěřen právě jemu. Ministerstvo se brzy začalo o knihovny blíže zajímat. Již 7. srpna 1848 rozeslalo jednotlivým veřejným a univerzitním knihovnám dotazník, v němž měly knihovny zodpovědět řadu otázek týkajících se účelného využití prostoru knihoven, vytížení čítáren, otevírací doby, půjčování knih. Dále se v něm dotazovalo, zda veřejné knihovny mají nakupovat odbornou literaturu, když jsou ustaveny oborové knihovny, a zda není třeba vydávat nové instrukce apod.^[7] Ministerstvo získané informace zpracovalo a na jejich základě vydalo nové pokyny a požadovalo přesnější a početnější údaje ve výročních zprávách.

Přímý vliv ministerstva na formu a obsah výročních zpráv se projevil již v 50. letech 19. stol. ve stanovení povinných dvou částí, které musela obsahovat každá zpráva . A to:

I. Personální záležitosti: nástup nových zaměstnanců, odchody, změny pracovního zařazení apod.

Zvláštní samostatnou přílohu druhé skupiny tvořila účetní zpráva, která od té doby obsahovala dva základní celky: A. Příjmy a B. Vydání a každý z těchto celků měl řadu podskupin.

IV. Zvláštní mimoslužební záslužná a prospěšná práce zaměstnanců knihovny.

VI. Nová nařízení (nařízení a intimáty ústředních vídeňských úřadů, výnosy Českého místodržitelství apod.), která došla do knihovny v uplynulém roce.

V dalších letech zůstaly vykazované skupiny ve výročních zprávách v podstatě nezměněny, jen finanční přílohy se již nepřikládaly k výroční zprávě, ale posílaly se jako samostatná účetní zpráva Českému místodržitelství a Státní účtárně a účetní položky se ve výročních zprávách vykazovaly jen sumárně.

Od roku 1870 byly forma a obsah výročních zpráv stabilizovány do sedmi základních skupin:

I. Změny personálního stavu – přijímání nových pracovníků, odchody, případně propuštění či úmrtí.

III. Využívání ústavu. Počty čtenářů, někdy i počty předložených knih

IV. Mimoslužební záslužná činnost zaměstnanců knihovny. Přednášková činnost, publikování knih a článků apod.

VII. Poznámky ke správě a provozu knihovny. V této skupině se vykazovaly stavební úpravy, nákup a opravy mobiliáře, zařízení knihovny apod.

Toto základní rozdělení a náplň jednotlivých kapitol výročních zpráv se v podstatě udrželo po celé 19. stol. a pokračovalo i ve 20. stol., prakticky až do roku 1939. Od roku 1905 se údaje rozšířily a vykazovaly se publikované práce, knihy a články jednotlivých zaměstnanců knihovny jmenovitě u každého zaměstnance a seznamy zaměstnanců byly seřazeny podle služebního zařazení. S nárůstem knižního fondu i rostoucím počtem zaměstnanců se jednotlivé kapitoly dále diferencovaly. Např. první kapitola výročních zpráv Stav personálu se od dvacátých let vykazovala jmenovitě a ještě dále se údaje dělily na: zaměstnance, kteří odešli, na nově přijaté, jmenování zaměstnanců, automatický služební postup, prozatímní zaměstnanci, úlevy ve službě, jiné změny, zdravotní dovolená, zdravotní stav zaměstnanců. Někdy se vykazoval i počet zameškaných dní jednotlivých osob. Všechny tyto údaje se uváděly jmenovitě a řadily abecedně. Od 30. let se jako zvláštní kapitola vykazoval i stav zaměstnanců podle systemizace a funkcí, a to jmenovitě.

I skupina III. Stav knihovny byla dále rozdělena na přírůstky, úbytky, dary celých knihoven nebo částí jednotlivých knihoven institucí (i zahraničních), různých vyslanectví, státních úřadů i jednotlivců. Dále se v této kapitole vykazovala i činnost jednotlivých oddělení knihovny, akce knihovny, např. výstavy apod. Skupina V. byla rozšířena a nazvána Pocty, odměny, podpory a tresty zaměstnanců. VI. skupina byla rozčleněna na Nařízení od různých ministerstev, Zemského úřadu a jiných úřadů. I další skupina VII. byla rozdělena na vědeckou, uměleckou, odbornou a osvětovou mimopracovní činnost jednotlivých zaměstnanců a vykazovala se jmenovitě. Nově byla vytvořena skupina VIII. Zdokonalování a zlepšování ústavu. Popisovala narativní formou různé úpravy, přestavby, zavádění elektřiny, doplňování mobiliáře apod.

Ve válečných ročnících jsou údaje ve výročních zprávách chudší a zprávy jsou stručnější. Pro roky 1942, 1943 a 1944 zprávy chybí,^[8] buď nebyly vypracovány nebo se nedochovaly. Poslední vypracovaná zpráva za rok 1949 je jen heslovitá a obsahuje jen číselné údaje ve 14 skupinách.

Po tomto roce se přestaly výroční zprávy v dosavadní podobě vypracovávat a byly nahrazeny ročními zprávami o činnosti knihovny, které byly zaměřeny především na činnost jednotlivých oddělení a na statistické ukazatele týkající se nárůstu, zpracování a využívání fondu. Vzhledem k torzovitosti archivního materiálu z padesátých a částečně i ze šedesátých let 20. stol. nejsou tyto roční zprávy o práci knihovny zachovány samostatně. Byly publikovány pouze jako jednotlivé články v ročenkách Univerzitní a později Státní knihovny ČSR. Od sedmdesátých let se nepodařilo zjistit, zda a jak byly roční zprávy vypracovávány. Skutečností je, že byly vyhotovovány zprávy o výsledcích rozboru činnosti knihovny za příslušný rok, návrhy plánu a jeho plnění. Průběžně se vyplňovaly statistiky o knižním fondu a čtenářích.

Od roku 1992 vydává Národní knihovna každý rok pravidelně výroční zprávy tiskem. Obsahují podrobné údaje o práci a činnosti Národní knihovny, včetně Slovanské knihovny, Ústřední ekonomické knihovny (do r. 1994) a statistické údaje o Národní knihovně.

Výroční zprávy byly vyhotovovány německy do roku 1944 a jejich německé paré se dochovalo do roku 1941. Od roku 1918 do roku 1940 jsou vypracovávány i česky. Jejich originály se zasílaly na příslušné ministerstvo. Po II. světové válce se vyhotovují už pouze v českém jazyce. Od roku 1967 je třeba doplnit údaje výročních zpráv ještě o informace publikované ve Zpravodaji Státní knihovny ČSSR. Počínaje rokem 1996 se výroční zprávy vydávají dvojjazyčně, text je v češtině a angličtině.

První výroční zprávy byly jen na dvou až třech listech. Ve druhé polovině 19. stol. čítaly 8 až 15 stran, po roce 1920 se počet stran zvyšoval a koncem 30. let dosahoval přes 90 strojopisných stran. Ve válečných letech byl pochopitelně rozsah výročních zpráv značně omezen, jen na několik stran.

Protože výroční zprávy se často používaly pro služební potřebu a využívaly se i badatelsky, ukládaly se jejich koncepty a opisy samostatně, aby byly „po ruce“. Pravděpodobně po 2. sv. válce byly výroční zprávy od r. 1870 do r. 1941 svázány vždy po několika ročnících do knižní podoby, a to rukopisy i strojopisy. Výjimkou jsou zprávy za rok 1912, 1916, 1918 a 1919, které se skládají pouze ze svázaných listů vložených do desek. Stejnou podobu má i zpráva za rok 1945. Od roku 1946 jsou zprávy opět samostatně vázané po jednotlivých ročnících. Zprávy do r. 1899 jsou rukopisné, od r. 1900 strojopisné a od r. 1992 se vydávají tiskem.

Výroční zprávy tvoří samostatný fond uložený v Archivu Národní knihovny, který však není úplný, některé ročníky chybí. Ke konci roku 2004 obsahoval 111 originálních výročních zpráv a 46 duplikátů. Knihy jsou rozděleny do dvou řad: 1. Německé, 2. České. K nim je přiřazen jeden karton s podklady pro výroční zprávu z r. 1946.

Písemnosti tohoto fondu představují jedinečný a nezastupitelný pramen pro celkové dějiny Národní knihovny a jejích předchůdců, dokumentují podrobně nárůst knižního fondu knihovny, způsob zpracovávání knižních fondů během dvou století i rozvoj knihovny od konce 18. století a od druhé poloviny 19. století i navazování mezinárodních vztahů a bližší spolupráce nejen s evropskými, ale i americkými a dalšími knihovnami. Svými statistickými údaji přispívají k dokumentaci rozvoje české vědy, zachycují i nástup a rozvoj zpracovávání knižních informací formou moderní výpočetní techniky.

Podrobné personální údaje z meziválečného období by bylo možno využít i pro studie o nemocnosti zaměstnanců a jako doplňující materiál k životopisům významných osobností, které pracovaly v knihovně (vědci, spisovatelé, básníci, umělci, politici). Fond poskytuje přehledné informace o stavu a nárůstu knižního fondu v jednotlivých letech i o jeho zpracování, o provozních a stavebních pracích, o budovách, o jednotlivých pracovnících, a umožňují tak rychlou a přehlednou orientaci o dění v knihovně v jednotlivých letech.

[1] Instrukce dochovaná pro knihovnu ve Lvově a v opisu z roku 1826 je uložena v Archivu Národní knihovny ( dále ANK ), fond Veřejná a univerzitní knihovna ( dále VUK ) (1706)1777-1918(1919).

[2] Dvorským dekretem z 1. ledna 1784 byly knihovny převedeny ze správy ústřední studijní komise ve Vídni do správního systému jednotlivých zemí, pražská knihovna do kompetence českého gubernia, a to do oddělení Publicum,O odborné záležitosti se staralo guberniální studijní komise.Viz dvorský dekret č. 61z 12 února 1794, uložený tamtéž.

[3] Uložen tamtéž 1918 (1921),Ředitelé,Ungar.

[4] Viz Úvod u výroční zprávy z roku 1870. ANK, fond Výroční zprávy.

[5] Souvisí to zřejmě s činností Studijní dvorské komise.

[6] Uloženo v ANK, VUK ( 1706 ) 1777-1918 ( 1919 ), Zprávy o činnosti.

[7] Spisy uloženy tamtéž, Číslované spisy.

[8] Chybí i výroční zpráva za rok 1908, nebyla nalezena ani německá ani česká verze, i když s největší pravděpodobností byla vypracována.

CITACE::
Kubátová, Ludmila. Ke vzniku a vývoji výročních zpráv. Knihovna plus [online]. 2005, č. 1 . Dostupný z WWW: <http://knihovna.nkp.cz/knihovnaplus51/kubatova.htm>. ISSN 1801-5948.