"Co po nás zbude" 2008

Petra Večeřová, Anna Machová

Iniciativa s možná provokujícím názvem "Co po nás zbude", která vznikla před několika lety, již nepochybně založila tradici stejně nazvaných odborných konferencí (zasvěcenými už běžně označovaných zkratkou CNZ), jichž si začínají všímat a účastnit se i zástupci knihovnické obce. Okruh otázek dlouhodobé archivace elektronických dokumentů (v tomto případě dokumentů archivních), jimiž se zabývá skupina odborníků z oblasti archivnictví, státní správy a ze společností pracujících na příslušných technologiích, je knihovníkům blízký. Konference a další aktivity CNZ určitě vhodně doplňují a rozšiřují knihovnický pohled na problém archivace dokumentů vůbec; seznamují s tím, co se děje v příbuzné oblasti sbírkových institucí, jsou příležitostí ke srovnávání použitých technologií, standardů atd., k lepšímu vzájemnému pochopení specifik jednotlivých odborných oblastí (knihovnictví, archivnictví) včetně vyjasnění používané terminologie.

V Národním archivu v Praze na Chodovci se 23. září 2008 uskutečnil již třetí ročník odborné konference "Co po nás zbude". V plénu a ve dvou sekcích byly předneseny příspěvky ke třem hlavním tématům: Legislativa a další vnější vlivy na správu elektronických dokumentů u původců, Správa dokumentů u původců a Péče o uložené elektronické dokumenty. V průběhu konference zaznělo celkem 19 přednášek a prezentací, včetně závěrečné panelové diskuze.

Hlavním hostem konference byl Jason R. Baron (Director of Litigation, U.S. National Archives and Records Administration – národní archiv USA), který se v příspěvku nazvaném Problémy s ukládáním elektronické pošty v Bílém domě (v angličtině uvedeném jako "White House Email, Lawsuits, and the Importance of Public Archives") věnoval otázce archivace e-mailů ve státní správě USA vůbec. Upozornil na průzkum, který se uskutečnil v r. 2003 v podnikatelské oblasti již v roce 2003 a který ukázal, že podnikatelé se raději vzdají telefonu, než by přišli o možnost komunikovat elektronickou poštou. Dnes se předpokládá, že množství e-mailů produkovaných státní správou USA dosahuje 1 miliardy [ročně]. Co se týká jejich archivace, nelze se spolehnout na to, že ji budou zajišťovat úředníci – v návalu běžné práce není vždy čas je třídit, ukládat do složek, tisknout … A jak je třídit, uchovávat, archivovat?

V USA byl připraven návrh zákona, podle něhož by měly být e-maily produkované státní správou uchovávány v elektronické podobě (dosud se připouštějí papírové výstupy z elektronické pošty) – do čtyř let by archivy měly přejít na archivování výhradně elektronických mailů (z hlediska zákona jsou v USA tedy papírové a elektronické dokumenty považovány za rovnocenné). Diskutovat se o této otázce začalo již před deseti lety, kdy se e-mail stal důležitým důkazním materiálem u soudu. Šlo především o kauzu Armstrong v. EOP (Executive Office of the President – prezidentská kancelář); šlo o to, že v poslední den Reaganovy vlády úředníci začali ničit e-maily z období jeho vlády, proti tomu se postavil Armstrong – kvůli kauze se téměř zastavila inaugurace nového amerického prezidenta. Jedním z důsledků však bylo uznání e-mailu jako důležitého dokumentu. Přednášející zmínil několik dalších kauz, z nichž asi nejčerstvější je kauza CREW v. EOP a NARA: v Bílém domě se ztratilo cca 5 milionů mailů (možná se neztratily, jen se nedaří je najít ...) – do 6. 1. 2009, kdy bude do úřadu uveden nový prezident USA, musí být tento problém vyřešen.

Vznikl nový právní pojem: Electronically Stored Information – elektronicky uchovávané informace (ESI), do občanského zákoníku byl zaveden již v roce 2006. ESI se týká i social systems, Wikis (některé jsou využívány pro firemní komunikaci), vládních blogů (jsou považovány za formu veřejné listiny a jako takové musí být uchovávány), mikroblogů (využívají je např. vědci v NASA), "virtuálních ostrovů" některých vládních agentur (na to již reagovala Knihovna Kongresu, která vydala Deklaraci nezávislosti pro virtuální svět … ) – řečník přirovnal tuto expanzi elektronické komunikace a ESI k "velkému třesku". Je jasné, že archivy "nestíhají", jak z hlediska zpracování svých vlastních pravidel a postupů (resp. z hlediska aplikace existujících pravidel, která jsou v USA již velmi propracovaná), tak z hlediska vývoje technologií (zmíněna aplikace Lifespan of "Temporary" Records vyvinutá právě pro práci s e-maily, není ale považována za ideální). 9. července 2008 byl přijat Electronic Preservation Act, který dává větší pravomoci archivářům v oblasti archivování elektronických dokumentů; ukládá však archivům také změnit svoje postupy, a to do čtyř let. Reálně to vypadá tak, že oddělení informačních technologií v instituci dělá jakousi fotografii všech (téměř 100 %) mailů, vznikají tak balíky miliard mailů – je nutná technologie, která dokáže oddělit to, co je nutné archivovat dlouhodobě, vyvinout nové systémy vyhledávání. Co se týká vyhledávání, zatím jde o "bloudění v labyrintech", o hledání jehly v kupce sena, ukazuje se, že tvrzení právníků a lidí z IT, že lze dohledat všechny relevantní dokumenty, je mýtus (Myth of Search and Retrieval). Otázka, jak s těmito dokumenty zacházet, se teprve řeší, právníci se na toto "minové pole" (Litigation Minefield) však už zaměřili: soudy mohou uložit trest za to, že neuchováváte důležité dokumenty, že nevíte, kde máte některé důležité dokumenty, že v nich nemáte pořádek (už se staly případy, že soud vyloučil něčí dokumenty z projednávání, protože účastník neměl třeba jen část dokumentace v pořádku).

Jiří Bernas (Národní archiv v Praze, dále též NA) seznámil posluchače s tím, kam až dospěly přípravy Národního digitálního archivu v roce 2008. Hned v úvodu shrnul strategické dokumenty, které mají zabezpečit vytvoření a činnost Národního digitálního archivu. Velkým krokem vpřed je zpracování Technologického projektu, kde je navrženo pracoviště pro dlouhodobé ukládání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě. Projekt byl dán k oponentuře příslušným odborům Ministerstva vnitra ČR a je zpřístupněn k diskusi široké veřejnosti. Seznámit se s ním je možné na stránkách Národního archivu (http://www.nacr.cz/zpravy/projekt_nda.aspx).

Technologický projekt řeší základní problémy jako je hardware a software nutný pro práci chráněného úložiště i digitálního archivu a informační systém včetně toků dat (příjem, karanténa, zpracování, přístup, správa). Nezapomíná se ani na ukládací média, migraci dat nebo archivní informační portál. Důležitou částí je samozřejmě časový harmonogram. Práce byly rozvrženy do let 2009-2012. V nejbližších dvou letech budou řešeny veřejné zakázky a realizace stavby hlavního a rekonstrukce záložního pracoviště. Následovat bude v polovině roku 2011 implementace technologií a testovací provoz. Se zahájením ostrého provozu se počítá od 1. ledna 2012. Vše by mělo být financováno prostřednictvím strukturálních fondů EU (IOP, prioritní osa 1).

Pavel Pačes (ICZ) se zabýval problematikou Archivace digitálních dokumentů. Dlouhodobá archivace papírových dokumentů je běžnou záležitostí, moderní technologie však vnesly do této oblasti nový problém, a to dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů. Jde jak o digitální dokumenty, tak o dokumenty digitalizované, tj. převedené např. z papírové podoby. Dokumenty během své "životnosti" mohou projít spisovnou a následně být uloženy v archivu. Stejná cesta se může týkat také elektronických dokumentů. Když pak srovnáme spisovnu, archiv a knihovnu, plně si uvědomíme jejich rozdíly. Na rozdíl od spisovny nemají archiv ani knihovna omezen časový horizont v nich uchovávaných dokumentů, navíc mají neomezený počet zdrojů dokumentů a důvěryhodnost je zajišťována statutem instituce. Spisovna musí důvěryhodnost dokumentů prokazovat, dostupnost informací v ní uložených je omezena podle oprávnění uživatelů. Digitální archiv má prioritu v dlouhodobém uložení, zatímco digitální knihovna ve zpřístupnění uživatelům. U Digitální spisovny je hlavní důraz kladen na prokazatelnou důvěryhodnost, neboť musí v případě potřeby vydat důvěryhodnou kopii dokumentu, který pak slouží například jako důkazní dokument v soudním sporu. Výhody elektronických dokumentů, jako je například nezávislost na nosiči nebo formátu dat, a skutečnost, že nelze rozlišit kopii od originálu, se stávají v těchto chvílích nevýhodami. Primární se stává nutnost zajištění pravosti a autenticity elektronických dokumentů, k čemuž má sloužit technologie archivace zachovávající čitelnost dat a dokladovatelnost virtuálních vlastností dokumentů. Pravost je dána metadaty a jejich virtuálními vlastnostmi. Společnými problémy všech tří jmenovaných subjektů je pak dlouhodobá archivace digitálních/digitalizovaných dokumentů i oblast standardů pro archivaci, přenos a pro tvorbu metadat. Hardware a software se neustále mění a vyvíjejí, navíc neexistují a pravděpodobně ani existovat nebudou "trvalá" ukládací média či způsob ukládání a tak i zde bude velmi výhodné využít vzájemných zkušeností a znalostí. Přednášející vyjmenoval také další rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení. Zaměřil se na problematiku formátů. Nutný je výběr akceptovatelných formátů pro dlouhodobou archivaci jednotlivých druhů dokumentů. Navázat musí uchovávací strategie, doplněná strategií migrace formátu (tj. konverze ohroženého formátu do formátu nového). Již na vstupu musí být dána možnost odmítnout nestandardní formát, případně uskutečnit jeho migraci. Dalšími uvažovanými strategiemi jsou například konverze do permanentní analogové formy (tj. například vytištění dokumentu) nebo emulace. Doporučil při ukládání kombinovat média a vytvářet bezpečnostní kopie včetně provádění kontroly uložení a detekce chyb. Nutná je také včasná migrace před morálním zestárnutím. Samostatnou kapitolu tvoří problematika elektronických podpisů a časových razítek. Nastíněn byl model OAIS (Open Archival Information System)pro dlouhodobé uchování elektronických dokumentů. Bylo zdůrazněno, že dlouhodobá archivace není jednorázovou záležitostí, ale vyžaduje trvalou pozornost a také trvalé náklady.

Romana Křížová (Cross Czech) se zaměřila na Archivy v kontextu Evropské digitální knihovny (Europeany) a možnosti financování z prostředků EU. Nejprve představila vize Evropské komise při tvorbě Europeany (http://dev.europeana.eu/, do ledna 2008 zvané Evropská digitální knihovna) a následně shrnula problematiku strukturálních fondů a komunitárních programů EU. Europeana je hlavní prioritou i2010 (více například http://knihovna.nkp.cz/knihovnaplus51/digitalni_knihovnyEU.htm) a Evropská komise podporuje jejím prostřednictvím přístup, sdílení, znovuvyužití a ochranu digitálního obsahu sbírek muzeí, archivů, knihoven a dalších držitelů audiovizuálního obsahu. Prototyp Europeany má být oficiálně představen v listopadu 2008 v Paříži a informace následně zveřejněny na adrese http://ec.europa.eu/information_society/events/ict/2008/index_en.htm. Přednášející podala přehled současných projektů pro vývoj a implementaci Europeany, včetně možností získávání finančních prostředků. Převážně šlo o program eContent+, který v letošním roce končí a bude pravděpodobně nahrazen novým programem. Zájemcům doporučila možnost otestovat demoverzi. NK ČR se zapojila do budování Europeany projektem ENRICH "Sdílení rukopisů nejen v rámci zemí EU".

Vladimír Střálka (Adobe) se zabýval tématem Důvěryhodný elektronický spis. Nejprve shrnul problematiku "papírového" spisu a srovnal tento spis s elektronickým spisem v elektronickém úřadě. Spis je podle Střálky soubor složek s množstvím dokumentů a dalších přiložených materiálů. Je klíčovým prvkem pro sdílení i ukládání dokumentů a umožňuje sdílet a předávat informace důležité k rozhodování mezi různými organizacemi a držet je "pohromadě". Důležité je, že v souladu se zákony zajišťuje integritu a pravost v něm uložených informací, definuje odpovědnost za ně a podává informaci o stavu věcí v čase. Nezanedbatelná je i jeho archivační role. Elektronický spis je elektronická obálka pro různorodé elektronické informace. Standardizovaná forma zajišťující důvěryhodnost zabalených elektronických informací. Standardem elektronického spisu by mohl být PDF 1.7 – ISO 32000, který umožňuje věrně uchovávat vzhled dokumentu nezávisle na zařízení a platformě, spojovat obsah z více různých typů zdrojů, sdílet práci s dokumentem na různých platformách. Z důvodu hodnověrnosti podporuje digitální podpis, zajišťuje zabezpečení a oprávnění k ochraně a řízení kontroly obsahu, zajišťuje přístup k obsahu lidem s různým postižením, umožňuje předávání obsahu mezi aplikacemi, vytváří zabezpečenou a důvěryhodnou obálku pro libovolná binární data. Další ISO standardy PDF – ISO 19005 - PDF/A (dlouhodobá archivace dokumentů), ISO 15930 - PDF/X (grafická dokumentace a tiskové publikování), ISO 24517 - PDF/E (technická a výkresová dokumentace pro inženýrské potřeby v různých oblastech), PDF/UE (univerzální dostupnost např. pro zrakově postižené).

Jan Jiskra (Sun) představil v příspěvku Digitální archiv – zdroj informací pro další generace případovou studii "Technologie Sun v National Library of New Zealand". Národní knihovna Nového Zélandu (http://www.natlib.govt.nz/) si při definování svých budoucích funkcí dala mimo jiné za úkol shromažďovat, zpřístupňovat a trvale uchovávat národní dědictví Nového Zélandu v digitální podobě. Cílem se tedy stalo vytvoření Digitálního archivu národního dědictví ("National Digital Heritage Archive", dále jen NDHA). Na splnění tohoto cíle spolupracovala s řadou institucí jak z Nového Zélandu, tak ze světa. Budováním digitálního archivu a dlouhodobým uchováním dat se ve světě zabývá řada institucí, přesto nikde není použito totožné řešení. I zde se rozhodovali mezi dvěma možnostmi – vlastním vývojem a komerčním řešením projektově založeného dodavatele. Nakonec se rozhodli pro druhou možnost. Zajímavým specifikem jejich řešení může být osmdesátiprocentní využití softwaru založeného na otevřeném zdrojovém kódu (open source). Hrozící světová energetická krize vedla knihovnu k "eko-zodpovědnosti". Proto se rozhodli užívat magnetickou pásku jako primární ukládací médium, neboť má ve srovnání s diskovými poli delší životnost a nižší energetické náklady.

František Steiner (MSp ČR) se zaměřil na téma elektronická justice (eJustice – elektronický spis). Základním cílem e-justice je zvýšení celkové efektivity systému justice z hlediska rychlosti, celkové procesní ekonomie a ergonomie. Výsledkem by mělo být zlepšení přístupu k soudům, snížení celkových procesních nákladů, vyšší transparentnost rozhodovacích procesů, kvalitnější informační servis pro soudy i pro strany, možnost zavedení nových efektivnějších procesních postupů a zvýšení bezpečnosti. Elektronická justice podle Steinera využívá informačních technologie v prostředí justice, především pak zavádí elektronické formy komunikace, (tj. výměnu a zpracování informací mezi subjekty, nacházejícími se v prostředí justice nebo vstupujícími do interakce zvenčí resortu – účastníci řízení, jiné orgány veřejné moci). Základními východisky jsou univerzálnost (využití elektronických systémů v rámci celé agendy justice v celé organizační struktuře), stabilita (v čase, procesní a technické rovině i při uchovávání dat), jednotnost (jednotný systém zaručuje plynulost výměny dat, a to jak v rámci e-justice, tak i vně), důvěryhodnost, bezpečnost a kompatibilita (veškeré systémy e-justice musí být schopny bez problémů komunikovat s ostatními systémy e-governmentu, ale i s dalšími obecně používanými systémy). Nakonec byly představeny již realizované projekty, např. insolvenční rejstřík (https://isir.justice.cz/isir/common/index.do) a obchodní rejstřík (http://www.justice.cz/xqw/xervlet/insl/index). Širší informace o českém soudnictví je možné získat na portálu justice.cz (http://portal.justice.cz/uvod/justice.aspx) včetně aplikací e-platební rozkaz, e-podatelna atd. Časem by mělo dojít k dalším vylepšením systému, jako je například elektronický oběh dokumentů v oblasti justice, zavedení elektronického trestního a správního řízení, optimalizace a vazba insolventního rejstříku na evropské registry a základní registry veřejné správy, elektronické soudní řízení (trestní, civilní, soudní řízení správní, elektronický platební rozkaz a další), a také optimalizace organizace práce soudů včetně e-dohledového systému a nahrávání soudního jednání.

Oskar Macek (MV ČR) a Miroslav Čejka (GORDIC) se v příspěvku Dopad novely zákona o archivnictví a spisové službě na zpracování a ukládání dokumentů v elektronické podobě v rámci Ministerstva vnitra zabývali problémy autenticity elektronických dokumentů a výstupními datovými formáty statických dokumentů, jak je chápe novela zákona. Například, neprokáže-li se opak, je dokument v digitální podobě považován za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě, za změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo za změnu technického nosiče dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů, a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Novela také sjednocuje základní formáty PDF/A-1a, PNG a TIFF jako výstupní datové formáty statických dokumentů v digitální podobě ze systémů spisové služby vykonávané elektronickou formou za použití výpočetní techniky, a také jako datové formáty statických dokumentů v digitální podobě připravovaných pro předání do Národního digitálního archivu. PDF/A-1a (pro statické textové, obrazové a kombinované dokumenty v digitální podobě), PGN a TIFF (pro statické obrazové dokumenty v digitální podobě). Jedním z cílů projektu je implementace systému GINIS (http://www.gordic.cz/portal/Produkty/GORDICsupsupGINISsupsup/tabid/57/Default.aspx) v plném rozsahu, čímž se rozumí elektronická evidence a správa elektronických i papírových dokumentů. Zmíněn byl také vztah k dalším souvisejícím projektům jako je projekt datových schránek nebo projekt Národního digitálního archivu.

Ondřej Felix (MV ČR) ozřejmil problematiku Elektronických úkonů, datových schránek a autorizované konverze dokumentů a spisové služby. V červenci 2008 byl přijat Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (Zákon č. 300/2008 Sb.) definující elektronické úkony (tj. podání a doručení), informační systém datových schránek (tj. úložišť určených k doručování orgány veřejné moci a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci; datové schránky jsou zřizovány a spravovány MV ČR) a autorizovanou konverzi dokumentů (tj. úplné převedení dokumentu z listinné formy do datové zprávy a naopak a ověření shody včetně připojení ověřovací doložky).

Jan Janota (AutoCont) shrnul Současné technologie a jejich použití v oblasti dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů. V současné době se instituce přiklánějí k elektronizaci systémů pro archivaci. Důvodem je jak snižování nákladů na provoz "papírových" archivů, tak elektronizace dalších institucionálních aktivit včetně provozu aplikací typu spisová služba. Dodávaná řešení jsou souborem dostupných informačních technologií, které v různé míře uspokojují skutečné potřeby uživatele. Největší problém je ale v tom, zda dokážeme možnosti současných informačních technologií efektivně využít. K dispozici jsou servery a disky s obrovskou kapacitou, software i zkušení dodavatelé. Kde je tedy příčina? Podle Jana Janoty ve třech faktorech – v čase (současný svět je zaměřen spíše na efektivitu než na uchovávání minulosti), v ekonomice (ve státní správě o nákupu rozhoduje výše rozpočtu), v konkurenci (na úrovni firem a technologií).

Milan Gazdík (ČT) se věnoval Televiznímu archivu veřejné služby. V krátkosti shrnul, co by měl zahrnovat televizní archiv: obrazovou složku pořadu, zvukovou složku pořadu, metadata o pořadu, jeho výrobě a právních aspektech, data podtitulků, klíčové snímky pořadu, náhledový formát pořadu, hrubé materiály s pořadem související, ostatní datové doplňky, dokumenty s vazbou na pořad, námětové knihovny kompilované v rámci archivu, záznam odbavených pořadů, kontejner programové výměny. Degradace informačních nosičů se nevyhýbá ani televiznímu archivu. Ročně tak dochází u nás i ve světě ke ztrátám stovek programových hodin. Archiv ČT uchovává téměř 250 000 programových hodin, s ročním přírůstkem cca 10 000 hodin. Jeho digitalizace je chápána jako součást ochrany kulturního dědictví a kromě toho je hybridní prostředí velmi neefektivní. V roce 2007 byl zahájen projekt "Digitalizace archivů a programových fondů". Digitalizovaný archiv je podmínkou budoucí formy programové výměny. Při správně voleném postupu je možné považovat televizní archiv za zdigitalizovaný již po konverzi cca 20 % jeho položek. Kritéria výběru jsou následující: umělecká a historická hodnota materiálu, četnost dosavadního využívání a míra degradace technické kvality vlivem stárnutí záznamového média.

Vladimír Váňa (IBM) předložit případovou studii s názvem Digitální archivace: Museum rozhlasového a televizního vysílání. Muzeum bylo založeno v roce 1987 v Chicagu (USA). Jedná se o nekomerční organizaci, která spravuje analogové nahrávky rádiových a televizních programů od roku 1930 a poskytuje archivní záznamy pro účely prezentací a jako studijní materiály pro profesionály i veřejnost. Stupňující se nároky donutily vedení muzea přistoupit k digitalizaci originálních analogových audio a video záznamů. Došlo tak k zjednodušení a urychlení přístupu k historickým materiálům včetně zvýšení počtu hodin záznamů spravovaných v reálném čase a dokonce i ke snížení nákladů. Online přístup prostřednictvím webových stránek zase zvýšil počet návštěvníků během prvních 6 měsíců na skoro 70 000. Výsledkem byla spokojenost uživatelů.

Zbyněk Loebl (LLM) se zamyslel v příspěvku Elektronický dokument – Právo a praxe nad tématem důvěryhodné elektronické dokumenty. Položil si otázku: Co dělá dokument důvěryhodným? a poukázal na podobné problémy určování důvěryhodnosti u papírových i elektronických dokumentů. Žádný z důkazů však není absolutní. Míru důvěryhodnosti je ale možné zvyšovat kombinací různých použitých důkazů. V druhé části příspěvku se přednášející zamyslel nad připravovanou legislativou.

Richard Margala (Ardaco) řešil otázku Důvěryhodných papírových kopií elektronických dokumentů. Elektronický dokument je bezpečně uložen v digitálním archivu, nicméně může dojít k situaci, že je potřeba vytvořit jeho stejně důvěryhodnou papírovou kopii a zabezpečit ji proti zfalšování. Existuje řada více či méně využitelných způsobů řešení. Přednášející nabídl možnosti technologie PDMark® (http://www.e-signature.cz/pdmark/), která umožní uložit přímo na papír vrstvu kódových značek tvořených čárkami různé tloušťky a sklonu. Kapacita jednoho listu papíru A4 je cca 40 kB dat, které může tvořit text, obrázky, otisk prstu atp. Technologie umožňuje načítat uložené údaje i z částečně poškozených papírových dokumentů, nebo dokumentů ze třetí fotokopie.

Štěpán Bechynský (Microsoft) se zaměřil na Otevřený datový formát ISO/IEC 29500 (OOXML) pro lepší práci, správu a archivaci dokumentů. Formát OOXML (Office Open XML) byl vytvořen organizací ECMA ve skupině TC45. Je to souborový formát umožňující ukládání textových dokumentů, tabulek a prezentací vytvářených v kancelářských programech. Kromě teorie byla součástí prezentace i praktická ukázka možností formátu OOXML.

Jiří Machotka (Oracle) se zabýval Ochranou citlivých informací v dokumentech. Na základě příběhů ze života ukázal důležitost řešení této problematiky. Ztrátou hardware, odchodem zaměstnance či lidskou chybou může firma přijít o řadu citlivých informací. Jako jedno z možných řešení nabídl Information Rights Management, který umožní spravovat přístupová práva k dokumentům a vymezit činnosti, které je uživatel oprávněn činit – čtení, uložení, tisk atd.

Miroslav Kunt (NA) podrobně popsal Celostátní archivní portál jako součást Národního digitálního archivu. Nejprve definoval jednotlivé úkoly portálu. Mezi nejdůležitější patří například vytvoření rozhraní pro předávání a výběr elektronických dokumentů pro původce i archivy, ale také pro zpřístupnění digitálních reprodukcí archiválií uložených v chráněném úložišti. Badatele jistě potěší zpřístupnění záznamů o archiváliích (i klasických) a archivních fondech v ČR včetně možnosti vyhledávání nad nimi. Pak se věnoval otázkám výběru a předávání dokumentů a řešil i otázku zpracování archiválií (tj. třídění a jejich pořádání včetně tvorby archivní pomůcky jako základního nástroje zpřístupnění). Zdůraznil, že je žádoucí současné zpracování papírových i elektronických archiválií. Jejich oddělování by bylo z odborného hlediska nesmyslem. Je také nutné maximálně standardizovat celou komunikaci včetně výstupů a archivní pomůcky podřídit využívání v digitální podobě. Nutná je také implementace mezinárodních archivních standardů ISAD(G), ISAAR(CPF) a standardů technických (OAI/PMH). Je nutné také řešit otázku využívání archiválií a tvorbu jejich reprodukcí. Elektronické dokumenty s sebou přinesou patrně i změnu ve formě možného dálkového přístupu k některým druhům archiválií. Vzhledem k ochraně osobních údajů není možné povolit vyhledávání a nahlížení "každého" do všech archiválií. Základem informačního portálu budou archivní pomůcky. Nutné bude také vyřešit technické problémy se zobrazováním různorodých dokumentů (např. databáze). Archivní informační portál bude, zjednodušeně řečeno, obdobou Jednotné informační brány knihoven. Bude spravovat data o archivních fondech a původcích a také shromažďovat data z archivních pomůcek včetně možnosti vyhledávání nad nimi. Následně pak bude odkazovat do informačního systému příslušného archivu.

Petr Budiš (ICA) se zaměřil na Bezpečnostní atributy elektronických dokumentů. Cílem používaných technologií je zajistit, aby procesy založené na elektronické komunikaci byly přinejmenším stejně důvěryhodné a bezpečné jako běžné procesy, spojené s papírovou agendou. Dosažení tohoto cíle slouží například elektronický podpis, časová razítka či různé certifikáty (jednotlivé pojmy jsou definovány v zákoně č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů). Použité bezpečnostní prvky musí zajistit integritu dat, průkaznost původu dat a z ní plynoucí neodmítnutelnost zodpovědnosti, důvěrnost obsahu, dostupnost a čitelnost.

Autorky v tomto příspěvku zachytily ve stručných resumé ty příspěvky, jež při konferenci, odehrávající se v plénu i v sekcích, osobně vyslechly. Na adrese http://www.cnz.cz/ke-stazeni/2008/konference/audio-nahravky jsou k dispozici prezentace a nahrávky vystoupení všech řečníků. Krátké shrnutí celého průběhu akce je možné srovnat na adrese http://www.ikaros.cz/node/5016 a samozřejmě také na http://www.cnz.cz

http://www.cnz.cz/konference-cnz-08

Po prvních dvou úspěšných ročnících konference CNZ a dalších aktivitách, které se v rámci iniciativy uskutečnily za značného zájmu odborné veřejnosti, dospěl organizační tým CNZ k myšlence stávající iniciativu transformovat v občanské sdružení, které by se stalo vhodnou platformou pro všechny, kdo se na řešení otázek eArchivace chtějí aktivně podílet. Původní iniciativa CNZ tak byla v únoru 2008 zaregistrována Ministerstvem vnitra jako občanské sdružení (http://www.cnz.cz/ke-stazeni/dokumenty-sdruzeni/Stanovy-CNZ.pdf), které zve ke spolupráci široký okruh odborníků.

CITACE:
Večeřová Petra, Machová, Anna. "Co po nás zbude" 2008. Knihovna plus [online]. 2008, č. 1-2 . Dostupný z WWW: <http://knihovna.nkp.cz/knihovnaplus81/mach.htm>. ISSN 1801-5948.